Forventninger til dig som arrangør

Når du gerne vil involvere frivillige til dit arrangement, og når du som arrangør opretter et arrangement eller et event, hvor det er Nyborg Volunteers der hjælper med at formidle opgaverne til de frivillige, så har vi nogle forventninger til dig!

Præcist som vi har forventninger til de frivillige som tilmelder sig en opgave gennem Nyborg Volunteers platformen.

Du kan læse om vores forventninger til dig som arrangør herunder.

Det er vigtigt, at du ved, at det er dig, der er ansvarlig for og har kontakten til de frivillige, der tager/tilmelder sig til vagter til dit arrangement. Du er som arrangør ansvarlig for, at den frivilliges opgave er lovlig, og at den udføres trygt og forsvarligt. Hvis du er i tvivl om dit ansvar overfor de frivillige, der udfører opgaver for dig, så tænk på, at du som udgangspunkt har samme forpligtelser overfor dem, som hvis de frivillige var ansatte som medarbejdere hos dig.

Samtidig indgår du gennem Nyborg Volunteers i et større fællesskab med andre eventarrangører og alle de frivillige som tilmelder sig opgaver og vagter. Vores opgave som Nyborg Volunteers er at understøtte den bedst tænkelige kommunikation og samarbejde mellem frivillige og arrangører, så begge parter får den bedst mulige oplevelse – og forhåbentligt får lyst og mod på mere!

Vi håber du er indforstået med, at det derfor er nødvendigt med forventninger til dig som arrangører.

Fællesskabs-retningslinjer for arrangører på Nyborg Volunteers

Når du benytter Nyborg Volunteers online platform til at rekruttere og koordinere frivillige - så forventer vi, at du lever op til vores fællesskabs-retningslinjer for arrangører og frivilligkoordinatorer:

1. Fremmøderegistrering

   Det er vigtigt at du fremmøde-registrerer alle frivillige, der møder op til de frivilligvagter, som de er tilmeldt på det anviste sted og det angivne tidsrum. Alle tilmeldte vagter fremgår af dit events vagtplan, og det er også her, du skal registrere fremmøde. Fremmøde-registrering skal ske senest 48 timer efter vagtens start. Hvis dette ikke bliver gjort, modtager frivillige automatisk en mail om hvorfor de ikke er mødt op. Der er forskellige registreringsmuligheder se evt. vejledning.
   

2. Ikke lønnet arbejdskraft

   Vi hjælper med at formidle frivilligopgaver til frivillige, der har tid, lyst og evner til at udføre dem. Der er altså ikke tale om lønnet arbejdskraft. Der er ikke tale om at du kan ”bestille” frivillige! Kræver din opgave specifikke evner, som en helt almindelig frivillig ikke kan påtage sig - eller som er en opgave du ikke selv ville kunne løse, anbefaler vi at du hyrer betalt arbejdskraft. Brug din sunde fornuft – kan du skrue en meningsfuld og god opgave sammen omkring dit arrangement, ja så er der en god chance for at frivillige vil melde sig!
   

3. Gennemsigtighed og tydelige beskrivelser

   Det er yderst vigtigt at du laver en god og tydelig beskrivelse af både dit event- og dine opgavebeskrivelser og kommuniker løbende med de frivillige. Informer om hvad du forventer af dem, og hvad de kan forvente af dig og arrangementet – og sæt meget gerne ord på, hvorledes det er at være frivillig til dit event. Tænk også gerne over at alle opgavebeskrivelser er fyldestgørende, og at det er beskrevet tydeligt hvis der er nødvendige krav til kompetencer, sundhed, fysik, alder, mentalitet, sprog, samt information om opgavens udførelse, forplejning osv.
   

4. Meningsfulde opgaver

   Brug din sunde fornuft når du udbyder frivilligopgaver. Tænk gerne over om det er en opgave, som du selv ville tilmelde dig som frivillig? Hvis svaret er nej, er der en stor sandsynlighed for, at du heller ikke kan få andre til det. Og du kan derfor overveje om du skal hyre betalt arbejdskraft til denne opgave. Det kan f.eks. være rengøring af toiletter, eller at stå med et skilt osv.
   Det skal være meningsfuldt for den frivillige, som løser opgaven. Vi anbefaler, at frivilligvagter er max 5 timer lange og bør inkludere en eller flere pauser. Vi har erfaring for at vagter af 3-4 timer er den mest attraktive længde på en vagt! Hvis opgaven er særligt krævende eller der er andre specielle omstændigheder, er det vigtigt at det tydeligt fremgå af opgavebeskrivelsen. Det kunne f.eks. være særligt lange vagter, vagter uden pauser, larmende omgivelser, udsathed for vejr og vind, tunge løft mv. Det er arrangørens ansvar til enhver tid at kunne dokumentere, at den frivillige udfører opgaven forsvarligt, lovligt og trygt.
   

5. Kommunikation og information

   Husk at være tjekket i din kommunikation. Det er god stil at sende en opstartsmail til alle frivillige som tilmelder sig en frivilligopgave, gerne holde dem velinformeret løbende, for at holde deres motivation høj. En del af din forberedelse er også at tænke over at få lavet en god afslutning efter dit event er slut, det kunne være i form af en takkemail. På den måde giver du dine frivillige de bedst mulige forudsætninger for at løse deres opgaver godt og du bidrager til en god frivilligoplevelse, således de frivillige får lyst til at melde sig igen en anden god gang.
   Du anvender kommunikationskanalerne på Nyborg volunteers platformen, og husk løbende at holde dig opdateret på chats og indkommende mails. Vi hjælper også gerne med at dele opslag på facebook og skriver gerne nyhedsmails ud til alle vores frivillige, hvis der er behov for det.

6. Tolerance og inklusion

   Du udviser en tolerant og åben indstilling til forskellighed ift. køn, alder, handicap, seksuel orientering, kultur, sprog etc.
   

7. Alkohol

   Frivillige må som udgangspunkt ikke drikke alkohol i forbindelse med deres frivilligvagt. Kun i tilfælde, hvor du tydeligt og eksplicit - f.eks. skriftligt - angiver, under hvilke forudsætninger, der må drikkes alkohol, er det tilladt. Derudover må du ikke rekruttere frivillige under 18 år til opgaver, der involverer udskænkning af alkohol mv.
   

8. Anerkendelse, fleksibilitet og motivation

   Som arrangør forventer vi at du modtager frivillige med respekt, varme og taknemmelighed. Du inkluderer dem i dit event og anerkender dem for deres indsats. Du motiverer dem - og giver også gerne ekstra plads og ansvar til særligt engagerede frivillige, der udviser ekstraordinært initiativ, loyalitet, fleksibilitet og ansvarsbevidsthed.
   

9. Samarbejde og værtskab

   Du tager dig tid til at svare frivillige som henvender sig, både skriftligt og mundtligt. Du sørger for at der er en, evt. en frivilligholdleder, til at tage imod frivillige som møder ind på vagt og giver dem en grundig introduktion til deres frivilligopgave, herunder anvisninger om god opførsel, godt værtskab, sikkerhed og god tone til eventet. Du prioriterer frivilliges oplevelse af tilhørsforhold med dit event og fællesskab med jer og hinanden. Du fordeler opgaverne rimeligt og meningsfuldt.
   

10. Pauser og hvile

    Alle vagter på mere end et par timer bør inkludere pauser for frivillige. Du er ansvarlig for en klar forventningsafstemning med frivillige og en klar kommunikation til dem. Du udviser desuden imødekommenhed overfor frivillige, der har brug for pauser, at sidde ned (hvis muligt) eller for at “trække sig” en stund.
    Under dit event, så hold øje med OM der er en opgave – du kan have under/overvurderet antal publikum og det kan smitte af på opgaven for de frivillige. Det kan være meget demotiverende for de frivillige at der ikke er en opgave, og omvendt hvis opgaven er for stor ift. de fremmødte frivillige! Hvis du tager hånd om det og italesætter problemstillingen overfor de frivillige kan du fastholde den gode motivation!
    

11. Forplejning

    Tænk gerne over at der skal være noget forplejning til frivillige. Hvis du har mulighed for det, så vær gerne generøs med vand, kaffe og te. Og hvis en vagt er på over to timer, så husk også at tilbyde noget mad. Husk at mange frivillige bruger tid på transport, så de tager hjemmefra i god tid inden vagten starter – og sultne frivillige er sjældent en god idé!
    

12. Beklædning

    Kommuniker meget gerne klart og tydeligt omkring beklædning – har du særlig beklædning til de frivillige, er det til låns/eje, er det inde/ude beklædning osv. Der er klare fordele ved at have genkendeligt og synlig påklædning til de frivillige. Omvendt er det en stor ressourcekrævende og tung udgiftspost som du bør overveje. Du er altid velkommen til at kontakte Nyborg Volunteers, hvis det måske kan give mening at de frivillige møder op i en Nyborg Volunteers t-shirt (sort).
    

13. Aflysning af en frivilligopgave

    Hvis du mod forventning, bliver nødt til at aflyse en frivilligopgave, er det dit ansvar at sikre, at alle tilmeldte frivillige, modtager aflysningen.
    Vi anbefaler, at hvis det er med kort varsel, inden for 24 timer sker pr. telefon for at undgå misforståelser og for at sikre at informationen når frem. Send gerne en sms til de tilmeldte frivillige og be’ dem om at sende et ”ok” retur, så du ved at de har modtaget beskeden og begyndt så, at ringe til de tilmeldte frivillige. På den måde, vil der være nogle frivillige, som når at skrive ”ok” tilbage, som du ikke behøvet at ringe til og du varsler også dem som ikke tager telefonen, hvis de ikke kender nummeret som ringer. Det er vigtigt at du følger op, så du sikker at alle får beskeden og inden møder op forgæves.
    Er der længere tid til, to-tre dage eller mere, så kan du sende en besked eller chat og bed dem og at bekræfte at de har modtaget informationen. Det er vigtigt at du følger op, så du sikker at alle får beskeden og inden møder op forgæves.
    

14. Forsikring

    Vær opmærksom på, at det er dig og/eller din organisation, der som projektejer, har ansvaret for projektet og involveringen af frivillige. Nyborg Volunteers hvor frivillige er forankret, er således alene formidler af din forespørgsel om udførelse af opgaver til frivillige i vores netværk. Det er derfor også dit ansvar som projektejer at tegne eventuelle lovpligtige og nødvendige forsikringer, etablere nødvendige sikkerhedsforanstaltninger og instruktion af de frivillige i opgaverne, samt ikke mindst at sørge for klar kommunikation til de frivillige om disse forhold.
    Hvis der er frivillige, som måtte have spørgsmål til os om ansvar, forsikring og det nærmere indhold af opgaverne mv., henviser vi derfor til dig og/eller din organisation.

Generelle rammer og regler for frivillighed i Danmark

Vi henviser i forbindelse med de lovgivningsmæssige rammer for frivillighed til Center for Socialt Frivilligt Arbejde, som på deres hjemmeside oplyser om en række relevante love og regler for frivilligt arbejde: https://frivillighed.dk/guides/love-og-regler-for-frivillige-i-kommuner-og-regioner.

Derudover følger en række af forskellige regler og retningslinjer for personer, der f.eks. er ledige eller udlændinge. Her er det naturligvis op til den frivillige at afklare sin situation med enten a-kasse eller kommune, imens vi henviser udlændige til at kontakte https://uim.dk/siri for mere information.

Øvrigt

Når du bruger vores online platform, så er det Nyborg Volunteers, som er dataansvarlig og det er Xooom Aps, der er databehandler.