Kulturens Frivillige

Alle arrangører skal huske at registrere fremmøde for alle frivillige efter deres vagter. Dette skal gøres senest efter 48 timer efter frivilligvagtens start.Det er helt afgørende, at frivillige møder op til deres vagt, for at Kulturens Frivillige fungerer som platform. Generelt arbejder vi for at sænke adgangsbarrieren for frivilligt arbejde i kulturlivet. Men at den frivillige møder op til de vagter, som de melder sig til, er et af de få krav, vi stiller til frivillige.Derfor er det selvsagt lige så afgørende, at alle arrangører registrerer de frivilliges fremmøde. Det giver Kulturens Frivillige mulighed for at følge op på udeblivelser, og i yderste konsekvens ekskludere frivillige.Muligheder for fremmøde Arrangører kan enten registrere de frivillige som fremmødt, udeblevet eller med godkendt fravær. Hvis man registrerer de frivillige som fremmødt, så kan man desuden redigere det tidsrum, den frivillige er fremmødt i. Det kan være kortere eller længere tid, end den oprindelige vagt.Hvornår er en frivillig udeblevet? Hvis den frivillige ikke melder afbud og ikke møder op eller hvis den frivillige forlader vagten uden aftale eller rimelig årsag, så er vedkommende udeblevet. Hvis den frivillige melder afbud inden vagtens start - f.eks. ved pludseligt opstået sygdom, skader o.l. - så registreres den frivillige som udgangspunkt med godkendt fravær. Kulturens Frivillige tjekker løbende op på, om der er frivillige, der udviser et mønster med jævnlige sene afbud. Hvis du er i tvivl om, hvordan en frivillig skal fremmøderegistreres, så kontakt Kulturens Frivillige. Hvordan registrerer man fremmøde? Der er to måder at registrere fremmøde på. Den første mulighed er at registrere fremmøde inde i din arrangørbackend. Man vælger “Vagter” via eventet, og klikker sig helt ind på det enkelte hold. Herfra kan man enten registrere hver enkelt frivillig, eller man kan med et enkelt klik registrere alle som fremmødte.Derudover kan en holdleder via portalen registrere fremmødet for de frivillige på vedkommendes hold. Dette foregår inde på holdlederens egen vagt i "Min side".<hr>VIGTIGT Det er vigitgt, at I IKKE sletter de frivillige fra vagten, hvis de melder fra efter frameldingen er slut eller udebliver. Når de frivillige er fjernet fra en vagt, så har vi ikke mulighed for at se eller følge op på udeblivelser.<hr> Hvad sker der, hvis en frivillig registreres som udeblevet? Når en frivillig er registreret som udeblevet, så vil platformen 48 timer efter vagtens starttidspunkt sende en mail til den frivillige. Heri orienteres den frivillige om udeblivelsen, og også om de mulige konsekvenser af udeblivelser. Hvis den frivillige mener, at der er tale om en fejl, bliver de henvist til eventets kontaktperson.Kulturens Frivillige vurderer og følger op på alle udeblivelser, og to udeblivelser kan lægges til grund for en deaktivering af den frivilliges profil.

Guide: Registrering af  frivilliges fremmøde

[English version below]Oprettelse på platformen: Følg “Guide 1” <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clup3sx6102jicbvozujup39y">HER</a>.Guide 2: Oprettelse af events og vagterFør du går igang:&nbsp;Vi anbefaler, at du giver dig tid til at lære din backend at kende, så det er nemmere at navigere i fremadrettet, og så du får mest muligt ud af de forskellige funktioner. Det samme gælder, når du går igang med at oprette events og vagter: Des bedre beskrivelser, des større chance for, at de er hurtigt afsat. Læs vores guides til gode beskrivelser <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwg82d9g004a12mrluddqyp4">HER</a> og <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwoysziq00496v6nwwb5uvfp">HER</a>.Her følger et overblik og en introduktion til alle portalens funktioner, der er relevante for dig som arrangør:<h2>Overbliksvisning</h2>Visningen Overblik fungerer som landing page og dashboard for dig som arrangør. Herfra får du adgang til andre centrale funktioner, og får et hurtigt overblik over sine aktiviteter.<h2>Events</h2>Events giver overblik over dine aktuelle events. Der er tre visninger. Ugevisning, månedsvisning og listevisning. Herfra er det også muligt at oprette et nyt event.<h3>Nyt event</h3>For at oprette et nyt event skal man først angive eventets grundlæggende oplysninger.Herefter udfyldes flere eventinformationer. En af de vigtigste faktorer, der både tiltrækker frivillige og sikrer alle en god oplevelse, er, at der laves&nbsp;<a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwoysziq00496v6nwwb5uvfp">en god event- og opgavebeskrivelse.</a> Platformen findes på både dansk og engelsk, og vi anbefaler altid, at man udgiver alt indhold på begge sprog, men angiver sprogkrav i beskrivelsen (dansk el. engelsk) i de tilfælde, hvor det er nødvendigt. For at gøre det nemt at udkomme på begge sprog, er der en AI-assisterede oversætterfunktion, du kan benytte.Derudover skal man uploade et billede, en kategori (vælg hovedeventets kategori) og der kan tilføjes en video.<h3>Udgivelse</h3>Sektionen Udgivelse i højre hjørne af eventoprettelsen lader dig angive indstillinger for udgivelse af et event.Feltet med arrangørnavn lader dig publicere og afpublicere et event. Det er også muligt at planlægge publiceringen til et bestemt tidspunkt. Knappen Tilmeldingsvindue for vagter lader dig sætte et interval for, hvornår til- og framelding er åben for vagten direkte via platformen. Alle vagter skal have et tidsskema for, hvornår til- og framelding er mulig, før de kan publiceres. Knappen, der har arrangørens frivilligorganisation som overskrift, bruges til at sende eventet til godkendelse hos Kulturens Frivillige, som derefter publicerer eventet på portalen.<h3>Vagter</h3>Vagtvinduet finder du under Events i arrangørbackenden. En vagt består af elementerne opgave, tidspunkt og sted. Den dækker altså over udførslen af en bestemt frivilligopgave et bestemt sted i et bestemt tidsrum. Som udgangspunkt er det muligt at lave vagter på eventets dato. Det er også muligt at tilføje nye vagter vha. “Nye vagter”- knappen.<h3>Opret nye vagter: Hold, tid, sted og antal frivillige</h3>Når man har oprettet et event, så kan man oprette en vagt.Alle vagter til et event oprettes som standard på samme hold.Fra oprettelsen af nye vagter kan man ligesom fra vinduet Vagter, også oprette nye vagtdatoer.Lokation angiver det sted, hvor vagten skal udføres og det sted, hvor de frivillige skal møde på på det angivne tidspunkt.Tidspunktet angiver tidsrummet for, hvornår den frivillige skal møde op og hvornår den frivilliges opgave er afsluttet. OBS: Når du først har angivet et tidspunkt, kan det ikke ændres igen.'Antal personer' angiver hvor mange frivillige, der skal bruges til den konkrete vagt. Prøv at angive antal personer så realistisk som muligt. I tvivlstilfælde er der et par tommelfingerregler:<ul><li>Efterlys ikke for mange frivillige. Du skal regne med, at de frivillige er villige til at yde en god indsats, og det er fint, at de har nok at lave på vagten.</li><li>Efterlys ikke for få frivillige. Det giver de frivillige en dårlig oplevelse og resultatet er heller ikke tilfredsstillende. I tvivlstilfælde, så efterlys hellere lidt for mange end lidt for få.</li><li>Lad ikke de frivillige arbejde alene. Frivillige forventer ofte at møde og samarbejde med andre frivillige. Sørg for, at de frivillige ikke står alene på en vagt. Hellere to personer til én persons opgave end at den frivillige arbejder alene.</li></ul><h3>Opgavebeskrivelse</h3>I oprettelsesvinduet for nye vagter under et event, skal man beskrive den opgave, der efterlyses frivillige til. Det er muligt at gemme opgaven, så den kan genbruges til arrangørorganisationens events på et senere tidspunkt. Det er ligeledes muligt at vælge blandt arrangørorganisationens tidligere gemte opgavebeskrivelser.Formuleringen af&nbsp;<a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwoysziq00496v6nwwb5uvfp">gode opgavebeskrivelser&nbsp;</a>er helt centralt for at tiltrække frivillige, kommunikere effektivt med de frivillige, skabe gode oplevelser for de frivillige og ikke mindst et godt resultat af deres indsats.<h3>Vagtoversigt</h3>Vagtoversigten giver arrangøren et overblik over oprettede vagter med tilmeldings- og fremmødestatus fordelt på dage og hold. Herfra kan arrangøren tilgå de enkelte vagter, se holdchat, ventelister mm. NB: Hvis den tilmeldte på ventelisten ikke har tilmeldt sig andre vagter fremgår vedkommende ikke i overblikket. I stedet kræver det, at du tilgår de enkelte vagter og holder dig opdateret på en mulig venteliste.<h3>Hold og holdledere</h3>Hold bruges oftest til større events, hvor der er brug for mere specialiseret dialog mellem afgrænsede grupper af frivillige og/eller hvor der er brug for holdledere.Et hold er en samling af vagter, som kan gå på tværs af opgaver og tidspunkter. Alle vagter til et event oprettes som default under samme hold. Når man opretter et nyt hold, så oprettes det på en bestemt dag, men uden vagter. Herefter kan man under hver vagt vælge, at vagten skal høre under et oprettet hold.Hold kan desuden have en holdleder, som har adgang til udvidede informationer om de frivillige, og som moderer holdchatten. Holdlederen kan desuden markere frivillige som fremmødt til deres vagt.<h2>Grupper</h2>En arrangørorganisation kan oprette grupper. En gruppe kan rumme gruppemedlemmer, som kan kommunikere med hinanden og arrangøren kan udbyde vagter eksklusivt til gruppen. En frivillig bliver medlem af en gruppe ved at ansøge om medlemskab, som skal godkendes af arrangøren.Når vagter udbydes eksklusivt til gruppen, så er det kun gruppens medlemmer, der kan tage vagten. Når en vagt er oprettet, så kan arrangørorganisationen udbyde den eksklusivt for en af organisationens grupper. Det gør man ved at vælge “Tilføj vagt” på gruppesiden.Hvis man trykker på vagten igen på gruppesiden, så forsvinder den fra gruppens opgaver, og udbydes igen på hovedportalen.En god måde at bruge eksklusivitet i grupper er ved at bruge dem som tilmeldingsforspring. Det vil sige, at en vagt først udbydes eksklusivt for en gruppe. Efter et stykke tid, så fjernes vagten fra gruppen, og udbydes dermed offentligt til alle frivillige på portalen. Dette er en måde, hvorpå man klan besætte de første vagter med frivillige fra en bestemt gruppe - f.eks. en gruppe af frivillige med særlig erfaring eller kompetencer - for derefter at fylde op med øvrige frivillige, der har lyst til opgaven.<h3>Gruppeside</h3>Alle grupper har en særlig gruppeside. Her præsenteres gruppen, gruppens medlemmer kan kommunikere via en chat og herfra kan gruppens medlemmer tilmelde sig vagter, der er eksklusive for gruppen.<h2>Sider</h2>Her kan du skræddersy dit eget personlige sidepanel. Vi anbefaler at stjernemarkere hhv. Vagter (her kan du orientere dig i alle tilmeldte) og Notifikationer (her kan du orientere dig i alle notifikationer dvs. holdchats, gruppeanmodninger mm.).<hr><h1>Overview of all Organizer functions</h1>Guide 1: Sign-up guide: Follow Guide 1 <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clup3sx6102jicbvozujup39y">HERE.</a>Guide 2: This is a guide to all of the organizer functions that will make it easier for you to create events and volunteer tasks.Before You Begin: First of all we recommend that you take the time to get to know the organizer backend, this will make it easier to use and help you get the most out of the platform's various features. The same applies when creating events and tasks: the better the descriptions, the greater the chance they will be chosen. Read our guides for good descriptions <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwg82d9g004a12mrluddqyp4">HERE</a> and <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwoysziq00496v6nwwb5uvfp">HERE</a>.Here is an overview and introduction to all the portal's features relevant to you as an organizer:Overview ViewThe Overview functions as the landing page and dashboard for the organizer. From here, you get access to other central features and a quick overview of your activities.EventsEvents provide an overview of the your current events. There are three views: week view, month view, and list view. From here, it is also possible to create a new event.New EventTo create a new event, you must first enter the event's basic information.Then fill in more event details. One of the most important factors that both attracts volunteers and ensures everyone has a good experience, is to create a <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwoysziq00496v6nwwb5uvfp">good task description</a>. The platform is available in both Danish and English, and we always recommend publishing all content in both languages, and of course specify language requirements in the description (Danish or English) when necessary. To make it easy to publish in both languages, there is an AI-assisted translation feature you can use.Additionally, you need to upload a photo/image, select a category (choose the main event's category), and you can add a video.PublicationThe Publication section on the right side in your Event view makes it possible for you to select your own publication date.The field with your organization's name allows you to publish and unpublish an event. It is also possible to schedule the publication for a specific time. The Registration Window for shifts-button lets you set an interval for when registration and de-registration are open for the shift. All shifts must have a timetable for when registration and de-registration are possible before they can be published. The button, which is marked "Kulturens Frivillige", is used to send the event for approval to Cultural Volunteers, who then publish the event on the portal.ShiftsA shift consists of elements such as task, time, and place. This means it covers a specific volunteer task at a specific place within a specific timeframe. By default, it is possible to create shifts on the event's date. It is also possible to add new shifts using the "New Shifts" button.Shift window under Events in the organizer backend. Publishing options are seen on the right side.Create New Shifts: Team, Time, Place, and Number of VolunteersOnce an event is created, you can create a shift.All shifts for an event are created by default on the same team.From the creation of new shifts, you can also create new shift dates, just as from the Shifts window.Location specifies the place where the shift is to be performed and where the volunteers should meet at the specified time.Time specifies the timeframe for when the volunteer should show up and when the volunteer's task is completed. Note: Once you have specified a time, it cannot be changed again.Number of people specifies how many volunteers are needed for the specific shift. Try to specify the number of people as realistically as possible. In case of doubt, here are a few rules of thumb:<ul><li>Do not apply for too many volunteers. You should expect that the volunteers are willing to make a good effort, and it is fine that they have enough to do on the shift.</li><li>Do not call for too few volunteers. It often results in a bad experience for the volunteers. In case of doubt, it is better to call for slightly more than slightly fewer.</li><li>Do not let volunteers work alone. Volunteers often expect to meet and cooperate with other volunteers. Make sure the volunteers are not alone on a shift. Better two people for one person's task than having the volunteer work alone.</li></ul>Task DescriptionIn the window "New shifts" under an event, you need to describe the task you are seeking volunteers for. The platform automatically saves the task, so it can be reused for your events at a later time. It is also possible to choose from your previously saved task descriptions.<a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwoysziq00496v6nwwb5uvfp">Good task descriptions</a> are crucial for attracting volunteers, communicating effectively with the volunteers, creating good experiences for the volunteers, and not least achieving a good result from their efforts.Shift OverviewThe Shift Overview gives the organizer an overview of created shifts with registration and attendance status distributed by days and teams. From here, the organizer can access the individual shifts, see team chat, waiting lists, etc.Teams and Team LeadersTeams are most often used for larger events where there is a need for more specialized dialogue between defined groups of volunteers and/or where there is a need for team leaders.A team is a collection of shifts that can span across tasks and times. All shifts for an event are created by default under the same team. When you create a new team, it is created on a specific day but without shifts. Under each shift, you can choose that the shift belongs to a created team.Teams can also have a team leader who has access to extended information about the volunteers and moderates the team chat. The team leader can also mark volunteers as present for their shift.GroupsAn organization can create groups. A group can include group members who can communicate with each other, and the organizer can offer shifts exclusively to the group. A volunteer becomes a member of a group by applying for membership, which must be approved by the organizer.When shifts are offered exclusively to the group, only the group's members can take the shift. When a shift is created, the organizer organization can offer it exclusively to one of the organization's groups. This is done by selecting “Add Shift” on the group page.If you click on the shift again on the group page, it disappears from the group's tasks and is again offered on the main portal.A good way to use exclusivity in groups is to use them as registration priority. This means a shift is first offered exclusively to a group. After a while, the shift is removed from the group and thus offered publicly to all volunteers in Rehelper. This is a way to fill the first shifts with volunteers from a specific group – for example, a group of volunteers with particular experience or skills – and then fill up with other volunteers who want the task.Group PageAll groups have a special group page. Here, the group is presented, the group's members can communicate via chat, and from here, the group's members can register for shifts that are exclusive to the group.PagesHere you can customize your personal sidebar. We recommend starring both Shifts (here you can stay informed about all registrations) and Notifications (here you can stay informed about all notifications, i.e., team chats, group requests, etc.).

Guide: Overblik over alle arrangørfunktioner

[English version below]Den bedste vej til at rekruttere frivillige kan siges kort: Klar kommunikation. Vi har samlet en række gode råd til klar kommunikation i vores <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwg82d9g004a12mrluddqyp4">Guide til den gode arrangørbeskrivelse</a> og <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwoysziq00496v6nwwb5uvfp">Guide til den gode event- og opgavebeskrivelse</a>. Bl.a. skal det være tydeligt, hvad opgaven indebærer og hvilket fællesskab, den frivillige bliver en del af. Har du allerede fulgt vores guides, og vil du stadig booste rekrutteringen af frivillige yderligere til dit event? Så læs med her.<ul><li>Udgiv dine beskrivelser på både dansk og engelsk. Vores platform er både på dansk og engelsk. Mange frivillige, foretrækker at bruge platformen på et af de to sprog - også selvom de taler begge sprog. Derfor bør du altid udgive dit indhold på begge sprog. Platformen har en AI-assistereret oversættelsesfunktion, som gør det let for dig.</li><li>Korte(re) vagter og attraktive opgaver. Nogle frivillige har ikke lyst til at afsætte en hel dag til en frivilligopgave, så find ud af, hvornår på dagen, du har mest brug for frivillige, og udbyd vagter af kortere varighed. Vi anbefaler opgaver á 4-6 timer. Derudover er opgaver under et event typisk mere attraktive end opstillingsopgaver før og oprydningsopgaver efter et event. Overvej derfor at fokusere de frivillige kræfter på eventdagen(e). Alternativt kan du overveje at gøre vagterne før og efter et event særligt attraktive for frivillige.</li><li>Del dit event i alle relevante fysiske og digitale netværk. Selvom vores platform er dedikeret til rekruttering af frivillige, så er det ikke altid nok. Vores platform er tilgængelig for alle, og det er først, idet man aktivt tilmelder sig en opgave, at man bliver bedt om at logge ind. Det gør det nemt at dele dit event vidt og bredt. F.eks. til frivillige, du har kontakt til, eller i relevante grupper på sociale medier.</li><li>Inviter en ven. Har du allerede rekrutteret en håndfuld frivillige, er det altid en god idé at spørge dem, om de har en ven/nabo/familiemedlem, de har lyst til at invitere med som frivillig til arrangementet. Ligesom du har et netværk, du kan aktivere, har de fleste frivillige også. Rekruttering af familie, venner og kolleger er en af de mest udbredte indgange til frivillighed generelt.</li><li>Tilbyd et uforpligtende infomøde. I nogle tilfælde kan et online eller fysisk infomøde et par uger, før dit event løber af stablen, være en god måde at engagere frivillige. Der kan være mange, der har behov for mere info, før de tilmelder sig en opgave. Du kan angive tid, sted og praktisk information om et infomøde i din eventbeskrivelse.</li><li>Anerkendelse og tak. Når du bruger frivillige til dit arrangement er anerkendelse og tak vigtigt for at motivere de mennesker, der stiller sig til rådighed og hjælper med at løfte dit event. Det er derfor altid værd at genoverveje, hvordan du anerkender og takker dine frivillige. Du kan f.eks. tilbyde forplejning, særlige oplevelser eller fester til dine frivillige, der kan gøre frivilligopgaverne mere attraktive.</li></ul><hr><h3>English Version</h3>The most crucial ingredient for recruiting volunteers can be summed up in two words: Clear communication. We have gathered a series of helpful tips for clear communication in our <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwg82d9g004a12mrluddqyp4">Guide to the Good Organizer Description</a> and <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwoysziq00496v6nwwb5uvfp">Guide to the Good Event and Task Description</a>. For instance, it should be clear what the task involves and what community the volunteer will be a part of. Have you already followed our guides and still want to boost volunteer recruitment for your event? Then read on.<ul><li>Publish your descriptions in both Danish and English. Our platform is available in both Danish and English. Many volunteers prefer to use the platform in one of the two languages, even if they speak both. Therefore, you should always publish your content in both languages. The platform has an AI-assisted translation function that makes it easy for you.</li><li>Short(er) shifts and attractive tasks. Some volunteers are not able to commit themselves to a full day for a volunteer task, so figure out when you need volunteers the most and offer shorter shifts. We recommend tasks around 4-6 hours long. Additionally, tasks during an event are typically more attractive than setup tasks before and cleanup tasks after. Therefore, consider focusing volunteer efforts on the event day(s). Alternatively, you might consider making the shifts before and after the event particularly attractive for volunteers.</li><li>Share your event in all relevant physical and digital networks. Even though our platform is dedicated to volunteer recruitment, it is not always enough. Our platform is accessible to everyone, and it is only when someone actively signs up for a task that they are asked to log in. This makes it easy to share your event widely, for instance, with volunteers you are in contact with or in relevant groups on social media.</li><li>Invite a friend. If you have already recruited part of the needed volunteers, it is a good idea to ask them if they have a friend/neighbor/family member they would like to invite as a volunteer for the event. Just as you have a network you can activate, most volunteers do too. Recruiting family, friends, and colleagues is one of the most common ways to recruit volunteers in general.</li><li>Offer an info meeting. In some cases, an online or physical info meeting a few weeks before your event can be a good way to engage volunteers. Many people may need more information before signing up for a task. You can indicate the time, place, and practical information about an info meeting in your event description.</li><li>Recognition and thankfullness. When you use volunteers for your event, recognition and thanks are important to motivate the people who are available and help support your event. It is always worth reconsidering how you recognize and thank your volunteers. For example, you could offer refreshments, special experiences, or parties for your volunteers to make the volunteer tasks more attractive.</li></ul>

Tips til frivilligrekruttering

[English version below]Når du har oprettet dig som arrangør på platformen og udfyldt din arrangørbeskrivelse (se guide <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwg82d9g004a12mrluddqyp4">HER</a>) er det blevet tid til at oprette dine event(s) og frivilligopgaver.<h3>Den gode eventbeskrivelse</h3>En arrangørorganisation kan have et eller flere events på platformen. Beskrivelsen af dit event skal være overordnet. Du skal ikke beskrive de konkrete opgaver her, men i stedet formidle et godt og kortfattet overblik over dit event. Generelt skal en eventbeskrivelse give frivillige lyst til at deltage i jeres event, så motivér:<ul><li>hvorfor I bruger I frivillige</li><li>hvordan man er (en god) frivillig hos jer</li><li>hvad frivillige laver hos jer, og hvad I giver til dem</li></ul>Vi har følgende gode råd til dig:<ul><li>Et foto, der signalerer eventets kerneaktivitet, dets logo eller lignende, eller som alternativt giver en fornemmelse af stemningen ved at være frivillig til eventet. F.eks. med fokus på oplevelsen, fællesskabet, frivilligfordele osv. Hvis det er et gentagende evnet, så kunne det være et foto fra tidligere år.</li><li>En generel introduktion til jeres event. Lav en kort og præcis eventbeskrivelse målrettet de frivillige. Hvad kan den frivillige opleve? Hvordan er (frivillig)stemningen? Hvis dit event er udpræget værdibåret, så tydeliggør det: Hvis eventet har et godgørende formål - f.eks. socialt, humanitært eller samfundsmæssigt - så skriv det. Hvis eventet har en bestemt kulturel/kunstnerisk profil eller mission, så skriv det.</li><li>En beskrivelse af jeres frivillighed. Hvilke opgaver løser frivillige typisk? (I overskrifter. Gentag ikke opgavebeskrivelserne). Har I særlige traditioner - fx. fester, frivilligevents mv.? Er der f.eks. forskelle/forbedringer ift. tidligere år? Er der noget særligt ved netop dette evnet, som den frivillige kan glæde sig til?</li><li>Det praktiske og formelle: Forplejning, dresscode, merch mv. Vi opfordrer altid til at sørge for forplejning til de frivillige. Så noter gerne her, hvad de kan forvente og/eller om de skal medbringe mad og drikke hjemmefra. Notér også, hvorvidt der er en særlig dresscode for frivillige til jeres event, vil der f.eks. blive udleveret t-shirts, keyhangers el. lign.?</li><li>Navn og kontaktinfo på eventets frivilligkoordinator angives nederst i beskrivelsen.</li></ul><h3>Den gode opgavebeskrivelse</h3>Endelig er det blevet tid til at oprette dine opgaver. Den gode opgavebeskrivelse er helt central for dynamisk frivillighed. Den afgør, hvorvidt de frivillige tilmelder sig opgaver til dit event, og er den primære forventningsafstemning mellem dig og den frivillige.Vi har følgende guidelines for en god opgavebeskrivelse:<ul><li>Formål. Hvordan understøtter opgaven begivenheden? Hvilken sammenhæng indgår den i?</li><li>Opgavebeskrivelse. Beskriv, hvad der skal gøres fra start til slut. Giv den frivillige et klart billede af opgaven - skriv konkrete eksempler eller lav en liste over de konkrete delopgaver. En god opgavebeskrivelse øger den frivilliges engagement, øger kvaliteten i opgaveudførelsen og meget mere. Men frem for alt letter en velbeskrevet opgave den efterfølgende kommunikationen betragteligt.</li><li>Krav. Hvad kræver opgaven af den frivillige? Dette inkluderer kompetencer, sundhedskrav, fysiske og mentale krav. Er vagten fysisk udfordrende? Skriv fx "Denne opgave kræver et godt helbred og en vis styrke. Du kommer til at stå op og gå en del rundt i løbet af vagten." Angiv altid sprogkrav: Er det fx nødvendigt, at alle dine frivillige taler dansk? Eller er dansk 'nice to have', mens flydende engelsk er obligatorisk?</li><li>Praktiske instruktioner. Giv praktiske oplysninger, som ikke handler direkte om opgaven. Hvor kan man klæde om? Hvem skal man henvende sig til? Er der indlagt en spisepause? Er en eller flere opgaver udendørs, så mind de frivillige om at huske passende tøj.</li><li>Fordele. Hvad kan den frivillige forvente at få? Dette inkluderer specifikt forplejning og pauser, men også eventuelle gaver, t-shirts, gratis billetter/armbånd osv. Fordelene kan være symbolske eller have en reel værdi, men uanset, så er de med til at vise anerkendelse af den frivillige indsats, og det øger interessen for opgaven betragteligt.</li></ul>Sproglige krav til opgavebeskrivelser:<ul><li>Brug et ligefremt sprog i en venlig tone. Giv læseren alle informationer, men undgå gentagelser. Det gælder også gentagelser mellem eventbeskrivelsen og opgavebeskrivelsen.</li><li>Omtal jer selv med jeres organisations navn tidligt i opgavebeskrivelsen, og anvend derefter 3. person flertal (vi) med undtagelse af første gang I omtaler jer selv. Eks.: “NordForSyd har brug for frivillige til at tjekke billetter” og herefter kan “vi” benyttes.</li><li>Skriv til de frivillige i 2. person ental. Skriv: “Som garderobevagt skal du tage imod gæsternes overtøj”. Skriv ikke: “Som garderobevagt skal man tage imod gæsternes overtøj”.</li></ul>Tip: Platformen gemmer automatisk alle dine beskrivelser. Så den tid, du bruger på at formulere både events og opgaver, er godt givet ud, da du herefter nemt kan tilgå og genbruge dem, næste gang du skal oprette et event.Tip: Af hensyn til vores mange forskellige frivillige anbefaler vi, at al kommunikation fremgår på både dansk og engelsk. I vores platform er der en indbygget AI-assisteret oversættelsesfunktion, så når du har uploadet det danske indhold kan denne anvendes til at oversætte din tekst, så det automatisk fremgår på den engelske version af platformen. NB: Er det et krav, at man på en opgave taler enten dansk eller engelsk, skal det selvfølgelig fremgå tydeligt af din beskrivelse.<hr>EnglishOnce you have registered as an organizer on Rehelper and completed your organizer description (see guide <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwg82d9g004a12mrluddqyp4">HERE</a>), it is time to create your event(s) and volunteer shifts.The Good Event DescriptionAn organization can create one or multiple events on their home page. The specific event can entail multiple dates as well as tasks, which makes it important that the description of your event should be a general overview. You do not need to describe the specific tasks, but instead focus on a good and concise presentation of your event. Generally, an event description should make volunteers want to participate in your event, so motivate:<ul><li>why you use volunteers</li><li>how to be a (good) volunteer with you</li><li>what volunteers offer to your event, and what you give back to them in return</li></ul>Furthermore we advise you to add:<ul><li>A photo that signals the core activity of the event, a logo, or alternatively gives a sense of the atmosphere of being a volunteer at the event: the experience, community, volunteer benefits, etc. If it is a recurring event, it could be a photo from previous years.</li><li>A general introduction to your event. Create a short and precise event description targeted at the volunteers. What is special about the volunteer experience? What is the (volunteer) atmosphere like? If your event is value-driven, make it clear. If the event has a charitable purpose (social, humanitarian) write it. If the event has a specific cultural/artistic profile or mission, write it.</li><li>A description of your volunteer culture. What tasks do volunteers typically perform? (In headlines. Do not repeat the task descriptions). Do you have any special traditions - e.g., parties, volunteer events, etc.? Are there any notable differences/improvements compared to previous years? Is there something special about this event that the volunteer can look forward to? etc.</li><li>The practical and formal: Catering, dress code, merch, etc. We always encourage that you provide food/snacks/beverages for your volunteer team. So make sure to note what they can expect and/or whether they should bring food and drinks from home. Also note whether there is a special dress code for volunteers at your event, for example, will t-shirts, key hangers, etc. be provided?</li><li>The name and contact information of the volunteer coordinator.</li></ul>The Good Task DescriptionFinally, it is time to create your tasks. The good task description is crucial for dynamic volunteering. It determines whether volunteers sign up for tasks at your event, and it is the primary way to align expectations between you and the volunteer.We have the following guidelines for a good task description:<ul><li>Purpose. How does the task support the event? What context does it fit into?</li><li>Task description. Describe what needs to be done from start to finish. Give the volunteer a clear picture of the task - write specific examples or make a list of the specific sub-tasks. A good task description increases the volunteer's engagement, improves the quality of task execution, and much more. But above all, a well-described task greatly eases subsequent communication.</li><li>Requirements. What does the task require from the volunteer? This includes skills, health requirements, physical and mental demands. Is the shift physically challenging? Or does the task require social host skills? We have a diverse group of volunteers, and to make sure that everybody who signs up for a task are able to perform it, it is important to clarify this in advance. For example: "This task requires good health and some strength. You will be standing and walking a lot during the shift." Always specify language requirements: Is it necessary that all volunteers speak Danish? Or is Danish 'nice to have', while fluent English is mandatory?</li><li>Practical instructions. Provide practical information that is not directly about the task. Where can one change clothes? Who should one contact? Is there a scheduled meal break? If one or more tasks are outdoors, remind volunteers to wear appropriate clothing.</li><li>Benefits. What can the volunteer expect to get? This includes specifically catering and breaks, but also any gifts, t-shirts, free tickets/wristbands, etc. The benefits can be symbolic or have real value, but regardless, they help show appreciation for the volunteer effort, and they greatly increase interest in the task.</li></ul>Language requirements for task descriptions:<ul><li>Use straightforward, friendly language. Give the reader all the information but avoid repetitions. This also applies to repetitions between the event description and the task description.</li><li>Mention your organization by name early in the task description, and then use the third-person plural (we) with the exception of the first time you refer to yourself. For example: “North Festival needs volunteers to check tickets” and thereafter “we” can be used.</li><li>Address the volunteers in second-person singular, e.g.: “As a cloakroom attendant, you must take care of guests' coats.” Do not write: “As a cloakroom attendant, one must take care of guests' coats."</li></ul>Pro tip: The platform automatically saves all your descriptions. So the time you spend writing both events and tasks is well spent, as you can easily access and reuse them the next time you need to create an event. Happy typing!Pro tip: Cultural Volunteers have a wide range of volunteers, so we recommend that you communicate in both Danish and English. Our platform has a built-in AI-assisted translation feature, so when you have uploaded the Danish content, this can be used to translate your text, so it automatically appears on the English version of the platform. NB: If it is a requirement that one speaks either Danish or English for a task, this should of course be clearly stated in your description.

Guide: Den gode event- og opgavebeskrivelse

[English version below]Når du er oprettet som arrangør, skal du oprette beskrivelser af din organisation, dine events og dine opgaver. Disse beskrivelser er din vigtigste kommunikationskanal til både nuværende og kommende frivillige, og de bør derfor være både attraktive og informative for platformens brugere. Beskrivelserne adskiller sig fra din publikumsrettede kommunikation og skal tydeliggøre værdien af at være frivillig fremfor at være publikum.Tip: Af hensyn til vores mange forskellige frivillige anbefaler vi, at al kommunikation fremgår på både dansk og engelsk. I vores platform er der en indbygget AI-assisteret oversættelsesfunktion, så når du har uploadet det danske indhold kan denne anvendes til at oversætte din tekst, så det automatisk fremgår på den engelske version af platformen. NB: Er det et krav, at man på en opgave taler enten dansk eller engelsk, skal det selvfølgelig fremgå tydeligt af din beskrivelse.<h3>Den gode arrangørbeskrivelse</h3>Alle events er arrangeret af en arrangørorganisation, som har sin egen permanente side på vores platform. Derfor er det en god idé at være omhyggelig med præsentationen af arrangørorganisationen. Vi har samlet nedenstående råd og vejledning til dig:<ul><li>Et navn. Der er her tale om navnet på den organisation, der arrangerer et eller flere events. Hvis organisation og event har samme navn, så kan du f.eks. tydeliggøre dette i navnet. F.eks. “Foreningen Sommerfestival”, “Sommerfestivalens arrangørgruppe” el.lign.</li><li>Kort beskrivelse. Dette er en kort uddybende tekst om jeres arrangørorganisation. F.eks. “Arrangør af sommerfestivalen”, “Samler hvert år 15.000 gæster til Sommerfestivalen” el.lign. Vær opmærksom på, at der er en tegnbegrænsing på maks. 80 anslag.</li><li>Et logo. Gerne i en tydelig, letgenkendelig grafisk opsætning.</li><li>Et cover. Det vil sige et billede, der pryder jeres arrangørorganisations side. Det kan f.eks. være et billede fra et tidligere event, der illustrerer den stemning eller oplevelse, som den frivillige kan forvente.</li><li>Et ikon. Dvs. et mindre grafisk logo/billede.</li><li>Om os. En tekst, der uddyber hvem I er og hvad I laver. Denne kan f.eks. indeholde beskrivelser af jeres kerneaktiviteter, jeres formål med og værdier for frivillighed, en overordnet beskrivelse af, hvad I bruger frivillige til mv.</li><li>HUSK, at afslutte afsnittet “Om os” med at indsætte jeres kontaktoplysninger inkl. navn og titel på kontaktperson.</li></ul>Når din præsentation er færdig er det tid til at oprette dit event.Se: "Guide til den gode event- og opgavebeskrivelse" <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwoysziq00496v6nwwb5uvfp">HER</a>.<hr>EnglishWhen you are registered as an organizer on our Rehelper platform, you need to write a bio for your organization, and describe your event(s) and volunteer tasks. These descriptions are your most important communication channel to both current and potential volunteers, so they should be both attractive and informative for the platform's users. These descriptions differ from your audience-targeted communication, as they should focus on the value of being a volunteer rather than attending as a guest.<h3>The Good Organizer Description</h3>All events are created by an organization, which has its own permanent page on the platform. The presentation serves as your bio on the platform, so take your time and fill in the needed information. We have gathered the following advice and guidance for you:<ul><li>A name. This refers to the name of the organization behind your event(s). If the organization and event have the same name, you can clarify this in the name, e.g.: "The Summer Festival Association," "The Summer Festival Organizer Group," etc.</li><li>A short description. This is a brief elaborative text about your organization. For example: "[Name of your organzation] gathers 15,000 guests annually for the Summer Festival [xxx]". NOTE: There is a maximum of 80 characters in this paragraph.</li><li>A logo. Preferably in a clear, recognizable graphic layout.</li><li>A cover. This could be a photo from a previous event that illustrates the atmosphere or experience the volunteer can expect.</li><li>An icon. A smaller graphic logo/image.</li><li>About us. A text that elaborates on who you are and what you do. This can include descriptions of your core activities, your purpose and values about volunteering, an overall description of what you use volunteers for, etc.</li><li>REMEMBER to end the "About us" section with your contact information with name and title of a contact person.</li></ul>When your presentation is complete, it is time to create your event.See the guide for the good event and task descriptions <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://rehelper.dk/portal/kulturens/posts/clwoysziq00496v6nwwb5uvfp">HERE</a>.Pro tip: Cultural Volunteers have a wide range of volunteers and we always recommend that you communicate in both Danish and English. Our platform has a built-in AI-assisted translation feature, so when you have uploaded the Danish content, this can be used to translate your text, so it automatically appears on the English version of the platform. NB: If it is a requirement that one speaks either Danish or English for a task, this should of course be clearly stated in your description.