GUIDE: Oprettelse af events og vagter

Oprettelse af events og vagter

Før du går i gang: Vi anbefaler, at du giver dig tid til at lære din backend at kende, så det er nemmere at navigere i fremadrettet, og så du får mest muligt ud af de forskellige funktioner. Det samme gælder, når du går i gang med at oprette events og vagter: Des bedre beskrivelser, des større chance for, at de er hurtigt afsat.

Her følger et overblik og en introduktion til alle portalens funktioner, der er relevante for dig som arrangør:

Overbliksvisning

Overblik fungerer som landing page og dashboard for dig som arrangør. Herfra får du adgang til andre centrale funktioner, og får et hurtigt overblik over sine aktiviteter.

Events

Events giver overblik over dine aktuelle events. Der er tre visninger. Ugevisning, månedsvisning og listevisning. Herfra er det også muligt at oprette et nyt event.

Nyt event

For at oprette et nyt event skal man først angive eventets grundlæggende oplysninger.

Herefter udfyldes flere eventinformationer. En af de vigtigste faktorer, der både tiltrækker frivillige og sikrer alle en god oplevelse, er, at der laves en god event- og opgavebeskrivelse. (Se evt. vejledning) Platformen findes på både dansk og engelsk, og du kan således vælge at udgive indholdet på begge sprog, men angiver sprogkrav i beskrivelsen (dansk el. engelsk) i de tilfælde, hvor det er nødvendigt. For at gøre det nemt at udkomme på begge sprog, er der en AI-assisterede oversætterfunktion, du kan benytte, hvis dette er ønsket.

Derudover skal man uploade et billede, en kategori (vælg hovedeventets kategori) og der kan tilføjes en video.

Udgivelse

Udgivelse i højre hjørne af eventoprettelsen lader dig angive indstillinger for udgivelse af et event.

Feltet med arrangørnavn lader dig publicere og afpublicere et event. Det er også muligt at planlægge publiceringen til et bestemt tidspunkt. Knappen Tilmeldingsvindue for vagter lader dig sætte et interval for, hvornår til- og framelding er åben for vagten direkte via platformen. Alle vagter skal have et tidsskema for, hvornår til- og framelding er mulig, før de kan publiceres. Knappen, der har arrangørens frivilligorganisation som overskrift, bruges til at sende eventet til godkendelse hos Nyborg Volunteers, som derefter publicerer eventet på portalen.

Vagter

Vagtvinduet finder du under Events i arrangørbackenden.
En vagt består af elementerne opgave, tidspunkt og sted. Den dækker altså over udførslen af en bestemt frivilligopgave et bestemt sted i et bestemt tidsrum. Som udgangspunkt er det muligt at lave vagter på eventets dato. Det er også muligt at tilføje nye vagter vha. “Nye vagter”- knappen.

Opret nye vagter: Hold, tid, sted og antal frivillige

Når man har oprettet et event, så kan man oprette en vagt.

Alle vagter til et event oprettes som standard på samme hold.

Fra oprettelsen af nye vagter kan man ligesom fra vinduet Vagter, også oprette nye vagtdatoer.

Lokation angiver det sted, hvor vagten skal udføres og det sted, hvor de frivillige skal møde på på det angivne tidspunkt.

Tidspunktet angiver tidsrummet for, hvornår den frivillige skal møde op og hvornår den frivilliges opgave er afsluttet.
OBS: Når du først har angivet et tidspunkt, kan det ikke ændres igen.

'Antal personer' angiver hvor mange frivillige, der skal bruges til den konkrete vagt. Prøv at angive antal personer så realistisk som muligt. I tvivlstilfælde er der et par tommelfingerregler:

• Efterlys ikke for mange frivillige. Du skal regne med, at de frivillige er villige til at yde en god indsats, og det er fint, at de har nok at lave på vagten.

• Efterlys ikke for få frivillige. Det giver de frivillige en dårlig oplevelse og resultatet er heller ikke tilfredsstillende. I tvivlstilfælde, så efterlys hellere lidt for mange end lidt for få.

• Lad ikke de frivillige arbejde alene. Frivillige forventer ofte at møde og samarbejde med andre frivillige. Sørg for, at de frivillige ikke står alene på en vagt. Hellere to personer til én persons opgave end at den frivillige arbejder alene.

Opgavebeskrivelse

I oprettelsesvinduet for nye vagter under et event, skal man beskrive den opgave, der efterlyses frivillige til. Det er muligt at gemme opgaven, så den kan genbruges til arrangørorganisationens events på et senere tidspunkt. Det er ligeledes muligt at vælge blandt arrangørorganisationens tidligere gemte opgavebeskrivelser.

Formuleringen af gode opgavebeskrivelser er helt centralt for at tiltrække frivillige, kommunikere effektivt med de frivillige, skabe gode oplevelser for de frivillige og ikke mindst et godt resultat af deres indsats.

Vagtoversigt

Vagtoversigten giver arrangøren et overblik over oprettede vagter med tilmeldings- og fremmødestatus fordelt på dage og hold. Herfra kan arrangøren tilgå de enkelte vagter, se holdchat, ventelister mm.
NB: Hvis den tilmeldte på ventelisten ikke har tilmeldt sig andre vagter fremgår vedkommende ikke i overblikket. I stedet kræver det, at du tilgår de enkelte vagter og holder dig opdateret på en mulig venteliste.

Hold og holdledere

Hold bruges oftest kun til større events, hvor der er brug for mere specialiseret dialog mellem afgrænsede grupper af frivillige og/eller hvor der er brug for holdledere.

Et hold er en samling af vagter, som kan gå på tværs af opgaver og tidspunkter. Alle vagter til et event oprettes som default under samme hold. Når man opretter et nyt hold, så oprettes det på en bestemt dag, men uden vagter. Herefter kan man under hver vagt vælge, at vagten skal høre under et oprettet hold.

Hold kan desuden have en holdleder, som har adgang til udvidede informationer om de frivillige, og som moderer holdchatten. Holdlederen kan desuden markere frivillige som fremmødt til deres vagt.

Grupper

En arrangørorganisation kan oprette grupper. En gruppe kan rumme gruppemedlemmer, som kan kommunikere med hinanden og arrangøren kan udbyde vagter eksklusivt til gruppen. En frivillig bliver medlem af en gruppe ved at ansøge om medlemskab, som skal godkendes af arrangøren.

Når vagter udbydes eksklusivt til gruppen, så er det kun gruppens medlemmer, der kan tage vagten. Når en vagt er oprettet, så kan arrangørorganisationen udbyde den eksklusivt for en af organisationens grupper. Det gør man ved at vælge “Tilføj vagt” på gruppesiden.

Hvis man trykker på vagten igen på gruppesiden, så forsvinder den fra gruppens opgaver, og udbydes igen på hovedportalen.

En god måde at bruge eksklusivitet i grupper er ved at bruge dem som tilmeldingsforspring. Det vil sige, at en vagt først udbydes eksklusivt for en gruppe. Efter et stykke tid, så fjernes vagten fra gruppen, og udbydes dermed offentligt til alle frivillige på portalen. Dette er en måde, hvorpå man klan besætte de første vagter med frivillige fra en bestemt gruppe - f.eks. en gruppe af frivillige med særlig erfaring eller kompetencer - for derefter at fylde op med øvrige frivillige, der har lyst til opgaven.

Gruppeside

Alle grupper har en særlig gruppeside. Her præsenteres gruppen, gruppens medlemmer kan kommunikere via en chat og herfra kan gruppens medlemmer tilmelde sig vagter, der er eksklusive for gruppen.

Sider

Her kan du skræddersy dit eget personlige sidepanel. Vi anbefaler at stjernemarkere hhv. Vagter (her kan du orientere dig i alle tilmeldte) og Notifikationer (her kan du orientere dig i alle notifikationer dvs. holdchats, gruppeanmodninger mm.).