Gode frivilligoplevelser. Nem vagt og aktivitetshåndtering

Nyborg Volunteers

<h1>Forventninger til dig som arrangør</h1>Når du gerne vil involvere frivillige til dit arrangement, og når du som arrangør opretter et arrangement eller et event, hvor det er Nyborg Volunteers der hjælper med at formidle opgaverne til de frivillige, så har vi nogle forventninger til dig!Præcist som vi har forventninger til de frivillige som tilmelder sig en opgave gennem Nyborg Volunteers platformen. Du kan læse om vores forventninger til dig som arrangør herunder.Det er vigtigt, at du ved, at det er dig, der er ansvarlig for og har kontakten til de frivillige, der tager/tilmelder sig til vagter til dit arrangement. Du er som arrangør ansvarlig for, at den frivilliges opgave er lovlig, og at den udføres trygt og forsvarligt. Hvis du er i tvivl om dit ansvar overfor de frivillige, der udfører opgaver for dig, så tænk på, at du som udgangspunkt har samme forpligtelser overfor dem, som hvis de frivillige var ansatte som medarbejdere hos dig.Samtidig indgår du gennem Nyborg Volunteers i et større fællesskab med andre eventarrangører og alle de frivillige som tilmelder sig opgaver og vagter. Vores opgave som Nyborg Volunteers er at understøtte den bedst tænkelige kommunikation og samarbejde mellem frivillige og arrangører, så begge parter får den bedst mulige oplevelse – og forhåbentligt får lyst og mod på mere!Vi håber du er indforstået med, at det derfor er nødvendigt med forventninger til dig som arrangører.<h2>Fællesskabs-retningslinjer for arrangører på Nyborg Volunteers </h2>Når du benytter Nyborg Volunteers online platform til at rekruttere og koordinere frivillige - så forventer vi, at du lever op til vores fællesskabs-retningslinjer for arrangører og frivilligkoordinatorer:<ol><li>FremmøderegistreringDet er vigtigt at du fremmøde-registrerer alle frivillige, der møder op til de frivilligvagter, som de er tilmeldt på det anviste sted og det angivne tidsrum. Alle tilmeldte vagter fremgår af dit events vagtplan, og det er også her, du skal registrere fremmøde. Fremmøde-registrering skal ske senest 48 timer efter vagtens start. Hvis dette ikke bliver gjort, modtager frivillige automatisk en mail om hvorfor de ikke er mødt op. Der er forskellige registreringsmuligheder se evt. vejledning. </li><li>Ikke lønnet arbejdskraftVi hjælper med at formidle frivilligopgaver til frivillige, der har tid, lyst og evner til at udføre dem. Der er altså ikke tale om lønnet arbejdskraft. Der er ikke tale om at du kan ”bestille” frivillige! Kræver din opgave specifikke evner, som en helt almindelig frivillig ikke kan påtage sig - eller som er en opgave du ikke selv ville kunne løse, anbefaler vi at du hyrer betalt arbejdskraft. Brug din sunde fornuft – kan du skrue en meningsfuld og god opgave sammen omkring dit arrangement, ja så er der en god chance for at frivillige vil melde sig! </li><li>Gennemsigtighed og tydelige beskrivelserDet er yderst vigtigt at du laver en god og tydelig beskrivelse af både dit event- og dine opgavebeskrivelser og kommuniker løbende med de frivillige. Informer om hvad du forventer af dem, og hvad de kan forvente af dig og arrangementet – og sæt meget gerne ord på, hvorledes det er at være frivillig til dit event. Tænk også gerne over at alle opgavebeskrivelser er fyldestgørende, og at det er beskrevet tydeligt hvis der er nødvendige krav til kompetencer, sundhed, fysik, alder, mentalitet, sprog, samt information om opgavens udførelse, forplejning osv. </li><li>Meningsfulde opgaverBrug din sunde fornuft når du udbyder frivilligopgaver. Tænk gerne over om det er en opgave, som du selv ville tilmelde dig som frivillig? Hvis svaret er nej, er der en stor sandsynlighed for, at du heller ikke kan få andre til det. Og du kan derfor overveje om du skal hyre betalt arbejdskraft til denne opgave. Det kan f.eks. være rengøring af toiletter, eller at stå med et skilt osv. Det skal være meningsfuldt for den frivillige, som løser opgaven. Vi anbefaler, at frivilligvagter er max 5 timer lange og bør inkludere en eller flere pauser. Vi har erfaring for at vagter af 3-4 timer er den mest attraktive længde på en vagt! Hvis opgaven er særligt krævende eller der er andre specielle omstændigheder, er det vigtigt at det tydeligt fremgå af opgavebeskrivelsen. Det kunne f.eks. være særligt lange vagter, vagter uden pauser, larmende omgivelser, udsathed for vejr og vind, tunge løft mv. Det er arrangørens ansvar til enhver tid at kunne dokumentere, at den frivillige udfører opgaven forsvarligt, lovligt og trygt. </li><li>Kommunikation og informationHusk at være tjekket i din kommunikation. Det er god stil at sende en opstartsmail til alle frivillige som tilmelder sig en frivilligopgave, gerne holde dem velinformeret løbende, for at holde deres motivation høj. En del af din forberedelse er også at tænke over at få lavet en god afslutning efter dit event er slut, det kunne være i form af en takkemail. På den måde giver du dine frivillige de bedst mulige forudsætninger for at løse deres opgaver godt og du bidrager til en god frivilligoplevelse, således de frivillige får lyst til at melde sig igen en anden god gang. Du anvender kommunikationskanalerne på Nyborg volunteers platformen, og husk løbende at holde dig opdateret på chats og indkommende mails. Vi hjælper også gerne med at dele opslag på facebook og skriver gerne nyhedsmails ud til alle vores frivillige, hvis der er behov for det.</li><li>Tolerance og inklusionDu udviser en tolerant og åben indstilling til forskellighed ift. køn, alder, handicap, seksuel orientering, kultur, sprog etc. </li><li>AlkoholFrivillige må som udgangspunkt ikke drikke alkohol i forbindelse med deres frivilligvagt. Kun i tilfælde, hvor du tydeligt og eksplicit - f.eks. skriftligt - angiver, under hvilke forudsætninger, der må drikkes alkohol, er det tilladt. Derudover må du ikke rekruttere frivillige under 18 år til opgaver, der involverer udskænkning af alkohol mv. </li><li>Anerkendelse, fleksibilitet og motivationSom arrangør forventer vi at du modtager frivillige med respekt, varme og taknemmelighed. Du inkluderer dem i dit event og anerkender dem for deres indsats. Du motiverer dem - og giver også gerne ekstra plads og ansvar til særligt engagerede frivillige, der udviser ekstraordinært initiativ, loyalitet, fleksibilitet og ansvarsbevidsthed. </li><li>Samarbejde og værtskabDu tager dig tid til at svare frivillige som henvender sig, både skriftligt og mundtligt. Du sørger for at der er en, evt. en frivilligholdleder, til at tage imod frivillige som møder ind på vagt og giver dem en grundig introduktion til deres frivilligopgave, herunder anvisninger om god opførsel, godt værtskab, sikkerhed og god tone til eventet. Du prioriterer frivilliges oplevelse af tilhørsforhold med dit event og fællesskab med jer og hinanden. Du fordeler opgaverne rimeligt og meningsfuldt. </li><li>Pauser og hvileAlle vagter på mere end et par timer bør inkludere pauser for frivillige. Du er ansvarlig for en klar forventningsafstemning med frivillige og en klar kommunikation til dem. Du udviser desuden imødekommenhed overfor frivillige, der har brug for pauser, at sidde ned (hvis muligt) eller for at “trække sig” en stund. Under dit event, så hold øje med OM der er en opgave – du kan have under/overvurderet antal publikum og det kan smitte af på opgaven for de frivillige. Det kan være meget demotiverende for de frivillige at der ikke er en opgave, og omvendt hvis opgaven er for stor ift. de fremmødte frivillige! Hvis du tager hånd om det og italesætter problemstillingen overfor de frivillige kan du fastholde den gode motivation! </li><li>ForplejningTænk gerne over at der skal være noget forplejning til frivillige. Hvis du har mulighed for det, så vær gerne generøs med vand, kaffe og te. Og hvis en vagt er på over to timer, så husk også at tilbyde noget mad. Husk at mange frivillige bruger tid på transport, så de tager hjemmefra i god tid inden vagten starter – og sultne frivillige er sjældent en god idé! </li><li>BeklædningKommuniker meget gerne klart og tydeligt omkring beklædning – har du særlig beklædning til de frivillige, er det til låns/eje, er det inde/ude beklædning osv. Der er klare fordele ved at have genkendeligt og synlig påklædning til de frivillige. Omvendt er det en stor ressourcekrævende og tung udgiftspost som du bør overveje. Du er altid velkommen til at kontakte Nyborg Volunteers, hvis det måske kan give mening at de frivillige møder op i en Nyborg Volunteers t-shirt (sort). </li><li>Aflysning af en frivilligopgaveHvis du mod forventning, bliver nødt til at aflyse en frivilligopgave, er det dit ansvar at sikre, at alle tilmeldte frivillige, modtager aflysningen. Vi anbefaler, at hvis det er med kort varsel, inden for 24 timer sker pr. telefon for at undgå misforståelser og for at sikre at informationen når frem. Send gerne en sms til de tilmeldte frivillige og be’ dem om at sende et ”ok” retur, så du ved at de har modtaget beskeden og begyndt så, at ringe til de tilmeldte frivillige. På den måde, vil der være nogle frivillige, som når at skrive ”ok” tilbage, som du ikke behøvet at ringe til og du varsler også dem som ikke tager telefonen, hvis de ikke kender nummeret som ringer. Det er vigtigt at du følger op, så du sikker at alle får beskeden og inden møder op forgæves. Er der længere tid til, to-tre dage eller mere, så kan du sende en besked eller chat og bed dem og at bekræfte at de har modtaget informationen. Det er vigtigt at du følger op, så du sikker at alle får beskeden og inden møder op forgæves. </li><li>ForsikringVær opmærksom på, at det er dig og/eller din organisation, der som projektejer, har ansvaret for projektet og involveringen af frivillige. Nyborg Volunteers hvor frivillige er forankret, er således alene formidler af din forespørgsel om udførelse af opgaver til frivillige i vores netværk. Det er derfor også dit ansvar som projektejer at tegne eventuelle lovpligtige og nødvendige forsikringer, etablere nødvendige sikkerhedsforanstaltninger og instruktion af de frivillige i opgaverne, samt ikke mindst at sørge for klar kommunikation til de frivillige om disse forhold. Hvis der er frivillige, som måtte have spørgsmål til os om ansvar, forsikring og det nærmere indhold af opgaverne mv., henviser vi derfor til dig og/eller din organisation.</li></ol><h2>Generelle rammer og regler for frivillighed i Danmark</h2>Vi henviser i forbindelse med de lovgivningsmæssige rammer for frivillighed til Center for Socialt Frivilligt Arbejde, som på deres hjemmeside oplyser om en række relevante love og regler for frivilligt arbejde:&nbsp;<a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://frivillighed.dk/guides/love-og-regler-for-frivillige-i-kommuner-og-regioner">https://frivillighed.dk/guides/love-og-regler-for-frivillige-i-kommuner-og-regioner</a>.Derudover følger en række af forskellige regler og retningslinjer for personer, der f.eks. er ledige eller udlændinge. Her er det naturligvis op til den frivillige at afklare sin situation med enten a-kasse eller kommune, imens vi henviser udlændige til at kontakte&nbsp;<a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="https://uim.dk/siri">https://uim.dk/siri</a>&nbsp;for mere information.<h1>Øvrigt</h1>Når du bruger vores online platform, så er det Nyborg Volunteers, som er dataansvarlig og det er Xooom Aps, der er databehandler.

Arrangør: Forventninger til dig som arrangør

<h2>Her kan du læse om:</h2><ul><li>Grupper og gruppechats</li><li>Hold, holdledere og holdchats</li></ul><h2>Grupper</h2>Du kan som arrangør oprette grupper. En gruppe er tilknyttet en arrangør, og ikke et specifikt event! En gruppe kan således gå på tværs af events, år og datoer og du kan altså derfor ”genbruge” en gruppe.Med en gruppe har du mulighed for at samle en større og bredere gruppe af frivillige, som du gerne vil kommunikere med og som skal have samme information.En frivillig bliver medlem af en gruppe ved at ansøge om medlemskab, som skal godkendes af dig som arrangør, så husk at beskrive din gruppe godt, så det er nemt for frivillige at vide, hvad gruppen bruges til.Fordele ved at bruge grupper:<ul><li>Du kan udbyde vagter eksklusivt til gruppen, så det kun er gruppens godkendte medlemmer, som kan tage vagterne. F.eks. hvis opgaven kræver særlige erfaringer eller kompetencer.</li><li>Du kan kommunikere samlet med en gruppe og gruppen kan kommunikere med hinanden via gruppechatten eller beskeder.</li><li>En gruppe går på tværs af dine events og du kan derfor ”genbruge” en gruppe til dine andre events eller hvis du har et årligt tilbagevende event.</li><li>Du har mulighed for at give et tilmeldingsforspring til frivillige i en bestemt gruppe.</li><li>Det er nemt at fjerne vagten fra gruppen og tilbyde den bredt til alle frivillige på markedspladsen, hvis der er behov for det.</li></ul>Eksempler på hvornår det er godt at bruge grupper:<ul><li>”Jeg er interesseret i at være med som frivillig til….” -Hvis du gerne vil i gang med en bred rekruttering af frivillige til dit arrangement, i god tid, inden du har helt konkrete opgaver og specifikke vagter på plads. Så kan du samle en stor gruppe af frivillige, som du kan kommunikere med.</li><li>”Holdledere” Frivillige som er din forlængede arm og som er bindeled mellem dig og en flok ”menige” frivillige. Når du samler dem i en gruppe, har du mulighed for at udbyde vagter, som kun medlemmer af denne gruppe kan tilmelde sig.</li><li>”Jeg har hygiejnebevis” Her kan du samle alle med en specifik kompetence, og udbyde vagter specifikt til dem. Husk at det er op til dig som arrangør at tjekke op på om frivillige har de kompetencer du efterspørger. Hvis det er en gruppe du genbruger år efter år, skal der tjekkes hver gang, så du er sikker på kompetencen, ikke er udløbet.</li></ul><h2>Hvordan tilføjer jeg en vagt eksklusivt til en gruppe?</h2><ol><li>Opret vagten som almindeligt, læs evt. vejledningen/guiden.</li><li>Når en vagt er oprettet, så kan du som arrangør udbyde den eksklusivt for en af dine grupper. Det gør du ved at trykke ind på gruppen og derefter vælge “Tilføj vagt”, derefter kan du søge, eller vælge ud fra listen af opgaver.</li><li>Hvis du trykker på vagten på gruppesiden, så forsvinder den fra gruppens opgaver, og udbydes igen på hovedportalen/markedspladsen.</li></ol><h2>Hold, holdledere og holdchat</h2><h3>Hold og holdleder:</h3>At opdele opgaver på flere forskellige hold giver mening til større arrangementer, hvor der er brug for mere specialiseret dialog mellem afgrænsede grupper af frivillige og/eller hvor der er brug for at tilknytte flere holdledere.Et hold er en samling af vagter på en specifik vagtdato, som kan gå på tværs af opgaver og tidspunkter.Du får følgende fordele ved at oprette flere hold:<ul><li>Du kan kommunikere med et hold af frivillige på tværs af opgaver på en specifik event-dato via en holdchat.</li><li>Du kan tilknytte en (frivillig) holdleder, som er ansvarlig for en gruppe af frivillige på tværs af opgaver.</li><li>Holdlederen, kan kommunikere med alle på holdet på en gang via en holdchat.</li><li>Holdlederen kan markere frivillige som fremmødte til deres vagt.</li><li>Frivillige kan se navnene på dem de er på hold med, og dette er med til at understøtte fællesskabet blandt de frivillige.</li></ul>Når du opretter en vagt, kan du også vælge at oprette et hold. Holdet og vagterne oprettes på de valgte datoer. På den måde kan du oprette hold og vagter på samme tid.Hold kan desuden have en holdleder, som har adgang til udvidede informationer om de frivillige, som er tilmeldt det specifikke hold.Hvad er en holdchat?En holdchat er en kommunikationsvej, hvor du som arrangør kan kommunikere med frivillige, som er tilknyttet de konkrete hold. Det er en to-vejs-kommunikation, så frivillige har også mulighed for at skrive til dig, holdlederen eller med hinanden. Holdchat-beskeder kan kun ses inde i systemet, så du og frivillige skal aktivt ind og åbne Nyborg Volunteers, for at se om der er kommet nye beskeder.Vi anbefaler at holdchatten bruges til korte beskeder, som skal kommunikeres ud. Hvis det er mere uddybende beskeder, anbefaler vi at du bruger funktionen ”Beskeder”, som sendes som mail, direkte til de frivilliges mailboks.Fordele ved holdchat:<ul><li>Bruges til korte beskeder</li><li>Du kan sende en samlet fælles besked på tværs af opgaver</li><li>Holdlederen, kan kommunikere med alle på holdet på én gang via en holdchat.</li><li>Frivillige på forskellige opgaver, kan kommunikere sammen og f.eks. aftale samkørsel</li></ul><h2></h2>

Arrangør: Opret grupper og hold på Nyborg Volunteers ReHelper

<h1>Før afviklingen af event:</h1><h2>Menupunkt: Beskeder</h2>Her har du mulighed for at kommunikere og sende en mail direkte til de frivillige, som et tilmeldt en vagt, venteliste, gruppe, hold eller udvalgte frivillige, som du ønsker at kommunikere med.OBS! Vær opmærksom på at mailen ikke kan besvares, så husk at skrive, en kontaktperson og relevante kontaktinformationer.<h1>Under afvikling:</h1><h2>Registrering af frivilliges fremmøde</h2>Du skal huske at registrere fremmøde for alle frivillige efter de er mødt på deres vagter. Dette skal gøres senest 48 timer efter frivilligvagtens start.Vi har gode erfaringer med at frivillige møder op til deres tilmeldte vagter. Derfor er det også afgørende, at alle arrangører registrerer frivilliges fremmøde. Det giver os mulighed for at følge op på eventuelle udeblivelser, og i yderste konsekvens ekskludere frivillige.<h2>Muligheder for fremmøde</h2>Du kan enten registrere frivillige som fremmødt, udeblevet eller med godkendt fravær. Hvis du registrerer frivillige som fremmødt, så kan du desuden redigere det tidsrum, den frivillige er fremmødt i. Det kan være kortere eller længere tid, end den oprindelige vagt.<h2>Hvornår er en frivillig udeblevet?</h2>Hvis en frivillig ikke melder afbud og ikke møder op eller hvis en frivillig forlader vagten uden aftale eller rimelig årsag, så er vedkommende udeblevet. Hvis en frivillig melder afbud inden vagtens start - f.eks. ved pludseligt opstået sygdom, skader o.l. - så registreres den frivillige som udgangspunkt med godkendt fravær.<h2>Hvordan registrerer du fremmøde?</h2>Når først den frivillige er mødt op, er der to måder at registrere fremmødet på.Den første mulighed er inde i din arrangør-backend. Du vælger “Vagter” via eventet, og klikker dig helt ind på det enkelte hold. Herfra kan du enten registrere hver enkelt frivillig, eller du kan med et enkelt klik registrere alle som fremmødte.Den anden mulighed at en holdleder via portalen registrerer fremmødet for frivillige på deres hold. Dette foregår inde på holdlederens egen vagt i "Min side".<hr>VIGTIGT Det er vigtigt, at du&nbsp;IKKE&nbsp;sletter frivillige fra vagten, hvis de melder fra efter frameldingen, er slut eller udebliver. Når de frivillige er fjernet fra en vagt, så har vi ikke mulighed for at se eller følge op på udeblivelser.

Arrangør: Lige op til og under afviklingen af dit event

<h3>Ønsker du at være frivillig og bruge platformen Nyborg Volunteers til at finde spændende frivilligopgaver? Eller ønsker du at involvere frivillige i en opgave i Nyborg Kommune? Så kan du oprette dig her på vores platform ved at følge de 9 nemme trin herunder.</h3>Trin 1Desktop: Vælg "Log ind" i øverste til højre. Mobil: Vælg “Konto” nederst til højre.Trin 2Skriv din e-mailadresse i feltet ”Email eller telefonnummer” og&nbsp;vælg ”Log ind”.&nbsp;Du skal&nbsp;ikke&nbsp;indtaste adgangskode.Trin 3Vælg feltet&nbsp;”Send link”, som&nbsp;er nederst i boksen.Trin 4Du modtager en e-mail med et link. Følg linket i mailen.&nbsp;OBS! hvis du ikke modtager mailen, kan det være, at den er havnet i dit spamfilter.Trin 5Når du følger linket fra mailen, lander du på Nyborg Volunteers forside. Her dukker et pop-up vindue op. Her laver du din nye personlige adgangskode til Nyborg Volunteers.Trin 6For at få mest muligt ud af platformens funktioner, skal du sørge for at opdatere både din profil og din konto.Desktop: Klik på cirklen med dine initialer øverst til højre. Vælg “Min konto”. Mobil: Klik på “Konto” nederst til højre.Udfyld profil-oplysninger og telefonnummer.Trin 7Desktop: Klik på cirklen med dine initialer øverst til højre. Vælg “Min profil” og “Rediger profil”.Mobil: Klik på “Konto” nederst til højre. Vælg “Vis profil” og “Rediger profil”.Udfyld felterne med dine personlige oplysninger. Herunder bopæl, telefonnummer, profilbillede, sprog (pt. er det kun muligt at vælge dansk og engelsk) mv.Trin 8Voila! Det var det. Så er du oprettet og aktiveret som bruger på Nyborg VolunteersNu kan du logge ind på&nbsp;Nyborg Volunteers platform med din e-mail eller telefonnummer samt din personlige adgangskode. Du kan også altid logge ind ved at vælge ”Send link”, og få tilsendt et link til din mail.Kun for arrangører: Trin 9Fra forsiden af Nyborg Volunteers vælger du “Bliv arrangør” og følger vejledningen. Husk at inkludere følgende i jeres arrangøransøgning:<ul><li>Kontaktperson</li><li>E-mail adresse</li><li>Telefonnummer</li><li>Hjemmeside adresse</li><li>CVR-nummer (hvis I har et. Skriv ikke CPR-nummer.)</li></ul>Bemærk, at sproget i arrangør-backenden endnu kun er dansk.Når du næste gang vil logge ind som arrangør, så vælger du "Login" (desktop) eller "Konto" (mobil). Og derefter "Mine organisationer", som du finder ved at trykke på dine initialer eller profilbillede.

Sådan opretter du dig som frivillig eller arrangør

<h1></h1>Den bedste vej til at rekruttere frivillige kan siges kort: Klar kommunikation. Bl.a. skal det være tydeligt, hvad opgaven indebærer og hvilket fællesskab, den frivillige bliver en del af. Har du allerede fulgt vores guides, og vil du stadig booste rekrutteringen af frivillige yderligere til dit event? Så læs med her.<ul><li>Udgiv gerne dine beskrivelser på både dansk og engelsk. Vores platform er både på dansk og engelsk. Mange frivillige, foretrækker at bruge platformen på et af de to sprog - også selvom de taler begge sprog. Derfor bør du altid udgive dit indhold på begge sprog. Platformen har en AI-assistereret oversættelsesfunktion, som gør det let for dig. </li><li>Korte(re) vagter og attraktive opgaver. Nogle frivillige har ikke lyst til at afsætte en hel dag til en frivilligopgave, så find ud af, hvornår på dagen, du har mest brug for frivillige, og udbyd vagter af kortere varighed. Vi anbefaler opgaver á 4-6 timer. Derudover er opgaver under et event typisk mere attraktive end opstillingsopgaver før og oprydningsopgaver efter et event. Overvej derfor at fokusere de frivillige kræfter på eventdagen(e). Alternativt kan du overveje at gøre vagterne før og efter et event særligt attraktive for frivillige. </li><li>Del dit event i alle relevante fysiske og digitale netværk. Selvom vores platform er dedikeret til rekruttering af frivillige, så er det ikke altid nok. Vores platform er tilgængelig for alle, og det er først, idet man aktivt tilmelder sig en opgave, at man bliver bedt om at logge ind. Det gør det nemt at dele dit event vidt og bredt. F.eks. til frivillige, du har kontakt til, eller i relevante grupper på sociale medier. </li><li>Inviter en ven. Har du allerede rekrutteret en håndfuld frivillige, er det altid en god idé at spørge dem, om de har en ven/nabo/familiemedlem, de har lyst til at invitere med som frivillig til arrangementet. Ligesom du har et netværk, du kan aktivere, har de fleste frivillige også. Rekruttering af familie, venner og kolleger er en af de mest udbredte indgange til frivillighed generelt. </li><li>Tilbyd et uforpligtende infomøde. I nogle tilfælde kan et online eller fysisk infomøde et par uger, før dit event løber af stablen, være en god måde at engagere frivillige. Der kan være mange, der har behov for mere info, før de tilmelder sig en opgave. Du kan angive tid, sted og praktisk information om et infomøde i din eventbeskrivelse. </li><li>Anerkendelse og tak. Når du bruger frivillige til dit arrangement er anerkendelse og tak vigtigt for at motivere de mennesker, der stiller sig til rådighed og hjælper med at løfte dit event. Det er derfor altid værd at genoverveje, hvordan du anerkender og takker dine frivillige. Du kan f.eks. tilbyde forplejning, særlige oplevelser eller fester til dine frivillige, der kan gøre frivilligopgaverne mere attraktive.</li></ul>

TIPS til frivilligrekruttering

<h1>Den gode arrangørbeskrivelse</h1>Når du er oprettet som arrangør, skal du oprette beskrivelser af din organisation, dine events og dine opgaver. Disse beskrivelser er din vigtigste kommunikationskanal til både nuværende og kommende frivillige, og de bør derfor være både attraktive og informative for platformens brugere. Beskrivelserne adskiller sig fra din publikumsrettede kommunikation og skal tydeliggøre værdien af at være frivillig fremfor at være publikum.Tip: Af hensyn til vores mange forskellige frivillige anbefaler vi, at al kommunikation fremgår på både dansk og engelsk. I vores platform er der en indbygget AI-assisteret oversættelsesfunktion, så når du har uploadet det danske indhold kan denne anvendes til at oversætte din tekst, så det automatisk fremgår på den engelske version af platformen. NB: Er det et krav, at man på en opgave taler enten dansk eller engelsk, skal det selvfølgelig fremgå tydeligt af din beskrivelse.<h3>Den gode arrangørbeskrivelse</h3>Alle events er arrangeret af en arrangørorganisation, som har sin egen permanente side på vores platform. Derfor er det en god idé at være omhyggelig med præsentationen af arrangørorganisationen. Vi har samlet nedenstående råd og vejledning til dig:<ul><li>Et navn. Der er her tale om navnet på den organisation, der arrangerer et eller flere events. Hvis organisation og event har samme navn, så kan du f.eks. tydeliggøre dette i navnet. F.eks. “Foreningen Sommerfestival”, “Sommerfestivalens arrangørgruppe” el.lign.</li><li>Kort beskrivelse. Dette er en kort uddybende tekst om jeres arrangørorganisation. F.eks. “Arrangør af sommerfestivalen”, “Samler hvert år 15.000 gæster til Sommerfestivalen” el.lign. Vær opmærksom på, at der er en tegnbegrænsing på maks. 80 anslag.</li><li>Et logo. Gerne i en tydelig, letgenkendelig grafisk opsætning.</li><li>Et cover. Det vil sige et billede, der pryder jeres arrangørorganisations side. Det kan f.eks. være et billede fra et tidligere event, der illustrerer den stemning eller oplevelse, som den frivillige kan forvente.</li><li>Et ikon. Dvs. et mindre grafisk logo/billede.</li><li>Om os. En tekst, der uddyber hvem I er og hvad I laver. Denne kan f.eks. indeholde beskrivelser af jeres kerneaktiviteter, jeres formål med og værdier for frivillighed, en overordnet beskrivelse af, hvad I bruger frivillige til mv.</li><li>HUSK, at afslutte afsnittet “Om os” med at indsætte jeres kontaktoplysninger inkl. navn og titel på kontaktperson.</li></ul>Når din præsentation er færdig er det tid til at oprette dit event.

GUIDE: Den gode arrangørbeskrivelse

<h1>Den gode event- og opgavebeskrivelse</h1>Når du har oprettet dig som arrangør på platformen og udfyldt din arrangørbeskrivelse er det blevet tid til at oprette dine event(s) og frivilligopgaver.<h3>Den gode eventbeskrivelse</h3>En arrangørorganisation kan have et eller flere events på platformen. Beskrivelsen af dit event skal være overordnet. Du skal ikke beskrive de konkrete opgaver her, men i stedet formidle et godt og kortfattet overblik over dit event. Generelt skal en eventbeskrivelse give frivillige lyst til at deltage i jeres event, så motivér:<ul><li>hvorfor I bruger I frivillige</li><li>hvordan man er (en god) frivillig hos jer</li><li>hvad frivillige laver hos jer, og hvad I giver til dem</li></ul>Vi har følgende gode råd til dig:<ul><li>Et foto, der signalerer eventets kerneaktivitet, dets logo eller lignende, eller som alternativt giver en fornemmelse af stemningen ved at være frivillig til eventet. F.eks. med fokus på oplevelsen, fællesskabet, frivilligfordele osv. Hvis det er et gentagende evnet, så kunne det være et foto fra tidligere år. </li><li>En generel introduktion til jeres event. Lav en kort og præcis eventbeskrivelse målrettet de frivillige. Hvad kan den frivillige opleve? Hvordan er (frivillig)stemningen? Hvis dit event er udpræget værdibåret, så tydeliggør det: Hvis eventet har et godgørende formål - f.eks. socialt, humanitært eller samfundsmæssigt - så skriv det. Hvis eventet har en bestemt kulturel/kunstnerisk profil eller mission, så skriv det. </li><li>En beskrivelse af jeres frivillighed. Hvilke opgaver løser frivillige typisk? (I overskrifter. Gentag ikke opgavebeskrivelserne). Har I særlige traditioner - fx. fester, frivilligevents mv.? Er der f.eks. forskelle/forbedringer ift. tidligere år? Er der noget særligt ved netop dette evnet, som den frivillige kan glæde sig til? </li><li>Det praktiske og formelle: Forplejning, dresscode, merch mv. Vi opfordrer altid til at sørge for forplejning til de frivillige. Så noter gerne her, hvad de kan forvente og/eller om de skal medbringe mad og drikke hjemmefra. Notér også, hvorvidt der er en særlig dresscode for frivillige til jeres event, vil der f.eks. blive udleveret t-shirts, keyhangers el. lign.?</li><li>Navn og kontaktinfo på eventets frivilligkoordinator angives nederst i beskrivelsen.</li></ul><h3>Den gode opgavebeskrivelse</h3>Endelig er det blevet tid til at oprette dine opgaver. Den gode opgavebeskrivelse er helt central for dynamisk frivillighed. Den afgør, hvorvidt de frivillige tilmelder sig opgaver til dit event, og er den primære forventningsafstemning mellem dig og den frivillige.Vi har følgende guidelines for en god opgavebeskrivelse:<ul><li>Formål. Hvordan understøtter opgaven begivenheden? Hvilken sammenhæng indgår den i? </li><li>Opgavebeskrivelse. Beskriv, hvad der skal gøres fra start til slut. Giv den frivillige et klart billede af opgaven - skriv konkrete eksempler eller lav en liste over de konkrete delopgaver. En god opgavebeskrivelse øger den frivilliges engagement, øger kvaliteten i opgaveudførelsen og meget mere. Men frem for alt letter en velbeskrevet opgave den efterfølgende kommunikationen betragteligt. </li><li>Krav. Hvad kræver opgaven af den frivillige? Dette inkluderer kompetencer, sundhedskrav, fysiske og mentale krav. Er vagten fysisk udfordrende? Skriv fx "Denne opgave kræver et godt helbred og en vis styrke. Du kommer til at stå op og gå en del rundt i løbet af vagten." Angiv altid sprogkrav: Er det fx nødvendigt, at alle dine frivillige taler dansk? Eller er dansk 'nice to have', mens flydende engelsk er obligatorisk? </li><li>Praktiske instruktioner. Giv praktiske oplysninger, som ikke handler direkte om opgaven. Hvor kan man klæde om? Hvem skal man henvende sig til? Er der indlagt en spisepause? Er en eller flere opgaver udendørs, så mind de frivillige om at huske passende tøj. </li><li>Fordele. Hvad kan den frivillige forvente at få? Dette inkluderer specifikt forplejning og pauser, men også eventuelle gaver, t-shirts, gratis billetter/armbånd osv. Fordelene kan være symbolske eller have en reel værdi, men uanset, så er de med til at vise anerkendelse af den frivillige indsats, og det øger interessen for opgaven betragteligt.</li></ul>Sproglige krav til opgavebeskrivelser:<ul><li>Brug et ligefremt sprog i en venlig tone. Giv læseren alle informationer, men undgå gentagelser. Det gælder også gentagelser mellem eventbeskrivelsen og opgavebeskrivelsen.</li><li>Omtal jer selv med jeres organisations navn tidligt i opgavebeskrivelsen, og anvend derefter 3. person flertal (vi) med undtagelse af første gang I omtaler jer selv. Eks.: “NordForSyd har brug for frivillige til at tjekke billetter” og herefter kan “vi” benyttes.</li><li>Skriv til de frivillige i 2. person ental. Skriv: “Som garderobevagt skal du tage imod gæsternes overtøj”. Skriv ikke: “Som garderobevagt skal man tage imod gæsternes overtøj”.</li></ul>Tip: Platformen gemmer automatisk alle dine beskrivelser. Så den tid, du bruger på at formulere både events og opgaver, er godt givet ud, da du herefter nemt kan tilgå og genbruge dem, næste gang du skal oprette et event.Tip: Af hensyn til vores mange forskellige frivillige anbefaler vi, at al kommunikation fremgår på både dansk og engelsk. I vores platform er der en indbygget AI-assisteret oversættelsesfunktion, så når du har uploadet det danske indhold kan denne anvendes til at oversætte din tekst, så det automatisk fremgår på den engelske version af platformen. NB: Er det et krav, at man på en opgave taler enten dansk eller engelsk, skal det selvfølgelig fremgå tydeligt af din beskrivelse.

GUIDE: Den gode event- og opgavebeskrivelse 

Oprettelse af events og vagterFør du går i gang:&nbsp;Vi anbefaler, at du giver dig tid til at lære din backend at kende, så det er nemmere at navigere i fremadrettet, og så du får mest muligt ud af de forskellige funktioner. Det samme gælder, når du går i gang med at oprette events og vagter: Des bedre beskrivelser, des større chance for, at de er hurtigt afsat.Her følger et overblik og en introduktion til alle portalens funktioner, der er relevante for dig som arrangør:<h2>Overbliksvisning</h2>Overblik fungerer som landing page og dashboard for dig som arrangør. Herfra får du adgang til andre centrale funktioner, og får et hurtigt overblik over sine aktiviteter.<h2>Events</h2>Events giver overblik over dine aktuelle events. Der er tre visninger. Ugevisning, månedsvisning og listevisning. Herfra er det også muligt at oprette et nyt event.<h3>Nyt event</h3>For at oprette et nyt event skal man først angive eventets grundlæggende oplysninger.Herefter udfyldes flere eventinformationer. En af de vigtigste faktorer, der både tiltrækker frivillige og sikrer alle en god oplevelse, er, at der laves&nbsp;en god event- og opgavebeskrivelse. (Se evt. vejledning) Platformen findes på både dansk og engelsk, og du kan således vælge at udgive indholdet på begge sprog, men angiver sprogkrav i beskrivelsen (dansk el. engelsk) i de tilfælde, hvor det er nødvendigt. For at gøre det nemt at udkomme på begge sprog, er der en AI-assisterede oversætterfunktion, du kan benytte, hvis dette er ønsket.Derudover skal man uploade et billede, en kategori (vælg hovedeventets kategori) og der kan tilføjes en video.<h3>Udgivelse</h3>Udgivelse i højre hjørne af eventoprettelsen lader dig angive indstillinger for udgivelse af et event.Feltet med arrangørnavn lader dig publicere og afpublicere et event. Det er også muligt at planlægge publiceringen til et bestemt tidspunkt. Knappen Tilmeldingsvindue for vagter lader dig sætte et interval for, hvornår til- og framelding er åben for vagten direkte via platformen. Alle vagter skal have et tidsskema for, hvornår til- og framelding er mulig, før de kan publiceres. Knappen, der har arrangørens frivilligorganisation som overskrift, bruges til at sende eventet til godkendelse hos Nyborg Volunteers, som derefter publicerer eventet på portalen.<h3>Vagter</h3>Vagtvinduet finder du under Events i arrangørbackenden. En vagt består af elementerne opgave, tidspunkt og sted. Den dækker altså over udførslen af en bestemt frivilligopgave et bestemt sted i et bestemt tidsrum. Som udgangspunkt er det muligt at lave vagter på eventets dato. Det er også muligt at tilføje nye vagter vha. “Nye vagter”- knappen.<h3>Opret nye vagter: Hold, tid, sted og antal frivillige</h3>Når man har oprettet et event, så kan man oprette en vagt.Alle vagter til et event oprettes som standard på samme hold.Fra oprettelsen af nye vagter kan man ligesom fra vinduet Vagter, også oprette nye vagtdatoer.Lokation angiver det sted, hvor vagten skal udføres og det sted, hvor de frivillige skal møde på på det angivne tidspunkt.Tidspunktet angiver tidsrummet for, hvornår den frivillige skal møde op og hvornår den frivilliges opgave er afsluttet. OBS: Når du først har angivet et tidspunkt, kan det ikke ændres igen.'Antal personer' angiver hvor mange frivillige, der skal bruges til den konkrete vagt. Prøv at angive antal personer så realistisk som muligt. I tvivlstilfælde er der et par tommelfingerregler:<ul><li>Efterlys ikke for mange frivillige. Du skal regne med, at de frivillige er villige til at yde en god indsats, og det er fint, at de har nok at lave på vagten.</li><li>Efterlys ikke for få frivillige. Det giver de frivillige en dårlig oplevelse og resultatet er heller ikke tilfredsstillende. I tvivlstilfælde, så efterlys hellere lidt for mange end lidt for få.</li><li>Lad ikke de frivillige arbejde alene. Frivillige forventer ofte at møde og samarbejde med andre frivillige. Sørg for, at de frivillige ikke står alene på en vagt. Hellere to personer til én persons opgave end at den frivillige arbejder alene.</li></ul><h3>Opgavebeskrivelse</h3>I oprettelsesvinduet for nye vagter under et event, skal man beskrive den opgave, der efterlyses frivillige til. Det er muligt at gemme opgaven, så den kan genbruges til arrangørorganisationens events på et senere tidspunkt. Det er ligeledes muligt at vælge blandt arrangørorganisationens tidligere gemte opgavebeskrivelser.Formuleringen af gode opgavebeskrivelser er helt centralt for at tiltrække frivillige, kommunikere effektivt med de frivillige, skabe gode oplevelser for de frivillige og ikke mindst et godt resultat af deres indsats.<h3>Vagtoversigt</h3>Vagtoversigten giver arrangøren et overblik over oprettede vagter med tilmeldings- og fremmødestatus fordelt på dage og hold. Herfra kan arrangøren tilgå de enkelte vagter, se holdchat, ventelister mm. NB: Hvis den tilmeldte på ventelisten ikke har tilmeldt sig andre vagter fremgår vedkommende ikke i overblikket. I stedet kræver det, at du tilgår de enkelte vagter og holder dig opdateret på en mulig venteliste.<h3>Hold og holdledere</h3>Hold bruges oftest kun til større events, hvor der er brug for mere specialiseret dialog mellem afgrænsede grupper af frivillige og/eller hvor der er brug for holdledere.Et hold er en samling af vagter, som kan gå på tværs af opgaver og tidspunkter. Alle vagter til et event oprettes som default under samme hold. Når man opretter et nyt hold, så oprettes det på en bestemt dag, men uden vagter. Herefter kan man under hver vagt vælge, at vagten skal høre under et oprettet hold.Hold kan desuden have en holdleder, som har adgang til udvidede informationer om de frivillige, og som moderer holdchatten. Holdlederen kan desuden markere frivillige som fremmødt til deres vagt.<h2>Grupper</h2>En arrangørorganisation kan oprette grupper. En gruppe kan rumme gruppemedlemmer, som kan kommunikere med hinanden og arrangøren kan udbyde vagter eksklusivt til gruppen. En frivillig bliver medlem af en gruppe ved at ansøge om medlemskab, som skal godkendes af arrangøren.Når vagter udbydes eksklusivt til gruppen, så er det kun gruppens medlemmer, der kan tage vagten. Når en vagt er oprettet, så kan arrangørorganisationen udbyde den eksklusivt for en af organisationens grupper. Det gør man ved at vælge “Tilføj vagt” på gruppesiden.Hvis man trykker på vagten igen på gruppesiden, så forsvinder den fra gruppens opgaver, og udbydes igen på hovedportalen.En god måde at bruge eksklusivitet i grupper er ved at bruge dem som tilmeldingsforspring. Det vil sige, at en vagt først udbydes eksklusivt for en gruppe. Efter et stykke tid, så fjernes vagten fra gruppen, og udbydes dermed offentligt til alle frivillige på portalen. Dette er en måde, hvorpå man klan besætte de første vagter med frivillige fra en bestemt gruppe - f.eks. en gruppe af frivillige med særlig erfaring eller kompetencer - for derefter at fylde op med øvrige frivillige, der har lyst til opgaven.<h3>Gruppeside</h3>Alle grupper har en særlig gruppeside. Her præsenteres gruppen, gruppens medlemmer kan kommunikere via en chat og herfra kan gruppens medlemmer tilmelde sig vagter, der er eksklusive for gruppen.<h2>Sider</h2>Her kan du skræddersy dit eget personlige sidepanel. Vi anbefaler at stjernemarkere hhv. Vagter (her kan du orientere dig i alle tilmeldte) og Notifikationer (her kan du orientere dig i alle notifikationer dvs. holdchats, gruppeanmodninger mm.).