Den gode event- og opgavebeskrivelse

Når du har oprettet dig som arrangør på platformen og udfyldt din arrangørbeskrivelse er det blevet tid til at oprette dine event(s) og frivilligopgaver.

Den gode eventbeskrivelse

En arrangørorganisation kan have et eller flere events på platformen. Beskrivelsen af dit event skal være overordnet. Du skal ikke beskrive de konkrete opgaver her, men i stedet formidle et godt og kortfattet overblik over dit event. Generelt skal en eventbeskrivelse give frivillige lyst til at deltage i jeres event, så motivér:

• hvorfor I bruger I frivillige

• hvordan man er (en god) frivillig hos jer

• hvad frivillige laver hos jer, og hvad I giver til dem

Vi har følgende gode råd til dig:

• Et foto, der signalerer eventets kerneaktivitet, dets logo eller lignende, eller som alternativt giver en fornemmelse af stemningen ved at være frivillig til eventet. F.eks. med fokus på oplevelsen, fællesskabet, frivilligfordele osv. Hvis det er et gentagende evnet, så kunne det være et foto fra tidligere år.
  

• En generel introduktion til jeres event. Lav en kort og præcis eventbeskrivelse målrettet de frivillige. Hvad kan den frivillige opleve? Hvordan er (frivillig)stemningen? Hvis dit event er udpræget værdibåret, så tydeliggør det: Hvis eventet har et godgørende formål - f.eks. socialt, humanitært eller samfundsmæssigt - så skriv det. Hvis eventet har en bestemt kulturel/kunstnerisk profil eller mission, så skriv det.
  

• En beskrivelse af jeres frivillighed. Hvilke opgaver løser frivillige typisk? (I overskrifter. Gentag ikke opgavebeskrivelserne). Har I særlige traditioner - fx. fester, frivilligevents mv.? Er der f.eks. forskelle/forbedringer ift. tidligere år? Er der noget særligt ved netop dette evnet, som den frivillige kan glæde sig til?
  

• Det praktiske og formelle: Forplejning, dresscode, merch mv. Vi opfordrer altid til at sørge for forplejning til de frivillige. Så noter gerne her, hvad de kan forvente og/eller om de skal medbringe mad og drikke hjemmefra. Notér også, hvorvidt der er en særlig dresscode for frivillige til jeres event, vil der f.eks. blive udleveret t-shirts, keyhangers el. lign.?

• Navn og kontaktinfo på eventets frivilligkoordinator angives nederst i beskrivelsen.

Den gode opgavebeskrivelse

Endelig er det blevet tid til at oprette dine opgaver. Den gode opgavebeskrivelse er helt central for dynamisk frivillighed. Den afgør, hvorvidt de frivillige tilmelder sig opgaver til dit event, og er den primære forventningsafstemning mellem dig og den frivillige.

Vi har følgende guidelines for en god opgavebeskrivelse:

• Formål. Hvordan understøtter opgaven begivenheden? Hvilken sammenhæng indgår den i?
  

• Opgavebeskrivelse. Beskriv, hvad der skal gøres fra start til slut. Giv den frivillige et klart billede af opgaven - skriv konkrete eksempler eller lav en liste over de konkrete delopgaver. En god opgavebeskrivelse øger den frivilliges engagement, øger kvaliteten i opgaveudførelsen og meget mere. Men frem for alt letter en velbeskrevet opgave den efterfølgende kommunikationen betragteligt.
  

• Krav. Hvad kræver opgaven af den frivillige? Dette inkluderer kompetencer, sundhedskrav, fysiske og mentale krav. Er vagten fysisk udfordrende? Skriv fx "Denne opgave kræver et godt helbred og en vis styrke. Du kommer til at stå op og gå en del rundt i løbet af vagten." Angiv altid sprogkrav: Er det fx nødvendigt, at alle dine frivillige taler dansk? Eller er dansk 'nice to have', mens flydende engelsk er obligatorisk?
  

• Praktiske instruktioner. Giv praktiske oplysninger, som ikke handler direkte om opgaven. Hvor kan man klæde om? Hvem skal man henvende sig til? Er der indlagt en spisepause? Er en eller flere opgaver udendørs, så mind de frivillige om at huske passende tøj.
  

• Fordele. Hvad kan den frivillige forvente at få? Dette inkluderer specifikt forplejning og pauser, men også eventuelle gaver, t-shirts, gratis billetter/armbånd osv. Fordelene kan være symbolske eller have en reel værdi, men uanset, så er de med til at vise anerkendelse af den frivillige indsats, og det øger interessen for opgaven betragteligt.

Sproglige krav til opgavebeskrivelser:

• Brug et ligefremt sprog i en venlig tone. Giv læseren alle informationer, men undgå gentagelser. Det gælder også gentagelser mellem eventbeskrivelsen og opgavebeskrivelsen.

• Omtal jer selv med jeres organisations navn tidligt i opgavebeskrivelsen, og anvend derefter 3. person flertal (vi) med undtagelse af første gang I omtaler jer selv. Eks.: “NordForSyd har brug for frivillige til at tjekke billetter” og herefter kan “vi” benyttes.

• Skriv til de frivillige i 2. person ental. Skriv: “Som garderobevagt skal du tage imod gæsternes overtøj”. Skriv ikke: “Som garderobevagt skal man tage imod gæsternes overtøj”.

Tip: Platformen gemmer automatisk alle dine beskrivelser. Så den tid, du bruger på at formulere både events og opgaver, er godt givet ud, da du herefter nemt kan tilgå og genbruge dem, næste gang du skal oprette et event.

Tip: Af hensyn til vores mange forskellige frivillige anbefaler vi, at al kommunikation fremgår på både dansk og engelsk. I vores platform er der en indbygget AI-assisteret oversættelsesfunktion, så når du har uploadet det danske indhold kan denne anvendes til at oversætte din tekst, så det automatisk fremgår på den engelske version af platformen.
NB: Er det et krav, at man på en opgave taler enten dansk eller engelsk, skal det selvfølgelig fremgå tydeligt af din beskrivelse.