Du kan også læse om:

Sådan opretter du dig, ReThinker Randers
Arrangør: Hvad er på menuen? Kort overblik over ReHelper’s funktioner, ReThinker Randers
Arrangør: Lige op til og under afviklingen af dit event, ReThinker Randers
Arrangør: Hold og grupper i ReHelper, ReThinker Randers

Vi vil i det følgende bruge ordet ”Event” som dækker over et arrangement, en festival, en begivenhed mm.

Sådan starter du:

Husk at forberede dig inden du går i gang med at oprette dit event - jo bedre beskrivelser du laver af både dit event og opgaver, des større chance for, at de frivillige ønsker at tilmelde sig en vagt.

Du kan læse mere om hvordan du finder og laver den bedste beskrivelse HER Værktøjer til opstart af frivilligorganisation | VisitAarhus, 

Menupunkt: Events

Events giver dig et overblik over dine aktuelle events. Der er tre visninger. Ugevisning, månedsvisning og listevisning.

Herfra er det også muligt at oprette et nyt event – se øverst i højre hjørne.

+ Nyt event

Når du opretter et nyt Event, skal du starte med at indtaste titel, lokation og datoer for dit event. Herefter skal du skrive en kort og beskrivende tekst om dit event, samt tilføje andre væsentlige informationer. Vælg også et flot og lækkert foto som præsenterer dit event.

Derudover kan du vælge en kategori (vælg hovedeventets kategori, eller undlad af benytte denne funktion) og du kan tilføjes en video.

Under ”Datoer” skal du tilføje alle de datoer, hvor du har en frivilligopgave, også selvom opgaven er udenfor eventets afviklingsperiode.

Udgivelse

Sektionen ”Udgivelse” i højre side af event-oprettelsen, bruges når du er klar til at udgive dit event. Den lader dig angive indstillinger for udgivelse af et event. Så længe ”knapperne” er røde, er dit event ikke udgivet/publiceret – og vil ikke være synligt på markedspladsen. Husk med andre ord at udgive dit event.

Det er muligt at planlægge udgivelsen til et bestemt tidspunkt. Med knappen ”Registreringsvindue for vagter” kan du sætte et interval for, hvornår til- og framelding er åben for de konkrete vagter, således frivillige selv kan til- og afmelde sig. Indtil du sætter dette interval, vil der stå ”Tilmelding lukket”.

Alle vagter skal have et tidsskema for, hvornår til- og framelding er mulig, før de kan udgives.

Den sidste mulighed, hvor der står ”ReHelper Aarhus”, skal du ikke gøre noget ved.

Vagter

En vagt består af opgave, tidspunkt og sted. Den dækker altså over udførslen af en bestemt frivilligopgave et bestemt sted i et bestemt tidsrum. Som udgangspunkt er det muligt at lave vagter på de datoer du har oprettet på dit event.

Opret nye vagter: Hold, tid, sted, antal frivillige og opgave

Datoer: Når du har oprettet et event, så kan du oprette en eller flere vagter. Først skal du tage stilling til hvilke datoer du ønsker at oprette vagter.

Hold: Ved langt de fleste events behøver du ikke tage stilling til om der er et eller flere hold, da denne funktion mest bruges til større events og festivaler, hvor der er brug for mere specialiseret dialog mellem afgrænsede grupper af frivillige og/eller hvor der er brug for at tilknytte flere holdledere. Læs mere her: ReThinker Randers

Lokation angiver det sted, hvor vagten skal udføres og det sted, hvor frivillige skal møde ind på det angivne tidspunkt. Dette kan afvige fra arrangørens adresse!

Tidspunktet angiver tidsrummet for, hvornår den frivillige skal møde op og hvornår den frivilliges opgave er afsluttet.
OBS: Når du først har angivet et tidspunkt, kan vagttidspunktet kun forlænges ved at tilmeldte frivillige, skal godkende at vagten ændres og forlænges. Hvis vagtens forkortes eller ændres med samme timeantal, modtager tilmeldte frivillige en mail, med information om at vagten er ændret, men her skal vagten ikke godkendes.

Antal personer angiver hvor mange frivillige, der skal involveres på den konkrete vagt. Prøv at angive antal personer så realistisk som muligt. Er du i tvivl, så har vi et par tommelfingerregler:

• Rekruttér ikke for mange frivillige. Du skal regne med at er du tjekket – så får du også tjekkede frivillige! Gå ud fra at frivillige møder op og er villige til at yde en god indsats, og det er fint, at de har nok at lave på vagten.

• Rekruttér ikke for få frivillige. Det giver frivillige en dårlig oplevelse og resultatet er heller ikke tilfredsstillende.

• Lad ikke frivillige arbejde alene. Frivillige forventer ofte en makker, eller et samarbejde med andre frivillige. Sørg for, at frivillige ikke står alene på en vagt. Hellere to personer til én persons opgave end en frivillig står alene.

Læs evt. mere om rekruttering her: Skab værdi med frivillige_Samlet_til web.pdf

Opgavebeskrivelse

Du skal nu beskrive den specifikke opgave, du rekrutterer frivillige til. Det er muligt at gemme din opgavebeskrivelse, så du kan genbruge den til kommende events. Det er ligeledes muligt at vælge blandt dine tidligere gemte opgavebeskrivelser.

Vigtigt:

Formuleringen af gode opgavebeskrivelser er helt centralt for at tiltrække frivillige, for at kunne kommunikere effektivt med frivillige, skabe gode oplevelser for frivillige og ikke mindst for at opnå et godt resultat af indsatsen. Det er din opgave at gøre det nemt for frivillige at spejle sig i opgaven, så de kan beslutte om det er en opgave for dem og om de har de rette kompetencer.

Du kan læse mere om hvordan du laver en god opgavebeskrivelse her: Værktøjer til opstart af frivilligorganisation | VisitAarhus  

Overblik over oprettede vagter, tilmeldinger og vagtplan

Du finder oversigten over dine oprettede vagter under ”Events”, tryk på dit oprettede event og derefter tryk på ”Vagter”. Her får du et godt overblik over oprettede vagter, tilmeldinger fordelt på dage og hold. Læs mere om hold her: ReThinker Randers. Herfra kan du også tilgå de enkelte vagtdatoer, se holdchat, ventelister mm.

Oppe i højre hjørne, kan du trykke på ”Se vagtplan” Her kan du downloade en Excel-fil med din vagtplan, samt få et overblik over besatte vagter, fremmøde og venteliste. I den downloadede version får du også oplyst telefonnummer på tilmeldte frivillige.
NB: Hvis en frivillig er tilmeldt på venteliste til en konkret vagt, og ikke har tilmeldt sig andre vagter, fremgår vedkommende ikke i overblikket. I stedet kræver det, at du tilgår de enkelte vagter og holder dig opdateret på en mulig venteliste.

 Udgiv dit event og sæt registreringsvindue

Som det allersidste, skal du huske at udgive dit event, så det bliver synlig for frivillige på markedspladsen. Husk også er sætte registreringsvinduet, for tilmelding. Det gør du i bjælken i højre side af skærmen.

Udgivelse: Øverst i højre side under overskriften "Udgivelse" udgiver du dit event, så det bliver synligt på markedspladsen. Her kan du også ophæve udgivelsen igen, hvis du har brug for at ændre noget. Dermed skjules eveten på markedspladsen, mens du arbejder på rettelsen. Husk og udgiv den igen, når du er færdig med at rette.

Registreringsvindue: Overskriften "Registreringsvinduer" er vigtig at du forholder dig til. Her sætter du en dato for hvornår det er muligt for frivillige at til- og afmelde sig en vagt inde på ReHelper siden. Tryk på knappen under vagter, så vinduet med dine vagtdatoer åbnes. Vælg dato(erne), som du vil angive datoer for og forhold dig først til de to bokse med overskriften "Tilmelding". Her vælger du dato for hvornår tilmelding skal starte og hvornår tilmelding slutter, altså hvornår frivillige ikke længere skal kunne tilmelde sig. Derefter forhold dig til boksen "Afmelding", her kan du sætte en dato for hvornår frivillige ikke længere skal kunne afmelde sig inde i ReHelper, ved at trykke på en knap, men hvor de i stedet skal kontakte dig/arrangøren, for at melde afbud. Det er muligt at sætte forskellige registreringstider for de forskellige vagtdatoer.