Du kan også læse om:

Forventninger til dig som arrangør, ReHelper Aarhus
Sådan opretter du dig, ReHelper Aarhus
Arrangør: Hvad er på menuen? Kort overblik over ReHelper’s funktioner, ReHelper Aarhus
Arrangør: Lige op til og under afviklingen af dit event, ReHelper Aarhus
Arrangør: Hold og grupper i ReHelper, ReHelper Aarhus

Vi vil i det følgende bruge ordet ”Event” som dækker over et arrangement, en festival, en begivenhed mm.

Sådan starter du:

Husk at forberede dig inden du går i gang med at oprette dit event - jo bedre beskrivelser du laver af både dit event og opgaver, jo større chance for, at de frivillige ønsker at tilmelde sig en vagt.

Find også et godt foto - et foto kan sige mere end 1000 ord!

Du kan læse mere om hvordan du finder og laver den bedste beskrivelse via linket: Værktøjer til opstart af frivilligorganisation | VisitAarhus, 

Hav også forberedt et overblik over hvor mange frivillige du ønsker at involvere i de forskellige opgaver, så det er nemt og lige til at gå i gang med at oprette din vagtplan.

Menupunkt: Events

Events giver dig et overblik over dine aktuelle events. Der er tre visninger. Ugevisning, månedsvisning og listevisning og det er også her du finder dine evt. allerede oprettede events.

Herfra er det muligt at oprette et nyt event – se øverst i højre hjørne.

+ Nyt event

Når du opretter et nyt event, skal du starte med at indtaste titel, lokation og datoer for dit event. Herefter skal du skrive en kort og beskrivende tekst om dit event, samt tilføje andre væsentlige informationer.

Vælg også et flot og lækkert foto som præsenterer dit event.

Derudover kan du vælge en kategori (vælg hovedeventets kategori, eller undlad af benytte denne funktion) og du kan tilføjes en video.

Under ”Datoer” skal du tilføje alle de datoer, hvor du har en frivilligopgave, også selvom opgaven er udenfor eventets afviklingsperiode.

Udgivelse (i højre side af skærmen)

Sektionen ”Udgivelse” i højre side af event-oprettelsen, bruges når du er klar til at udgive dit event, så den vender vi tilbage til i slutningen af denne vejledning.

Vagter (øverst på skærmen)

En vagt består af tilknytning mellem opgave, tidspunkt og sted. Den indeholder en beskrivelse af en specifik opgave, i et bestemt tidsrum, på et bestemt sted. Det er kun muligt at lave vagter på de datoer du har oprettet på dit event.

Opret nye vagter: Hold, tid, sted, antal frivillige og opgave

Datoer: Når du har oprettet et event, så kan du oprette en eller flere vagter. Først skal du tage stilling til hvilke datoer du ønsker at oprette vagter.

Hold: Ved langt de fleste events behøver du ikke tage stilling til hold, da oprettelse af flere hold, mest bruges ved større events, hvor der er brug for mere specialiseret kommunikation mellem afgrænsede grupper af frivillige og/eller hvor der er brug for at tilknytte flere holdledere. Læs mere om hold her: ReHelper Aarhus

Lokation angiver det sted, hvor vagten skal udføres og det sted, hvor frivillige skal møde ind på det angivne tidspunkt. Dette kan afvige fra arrangørens adresse!

Tidspunktet angiver det tidsrum, hvor en frivillige skal hjælpe med opgaven. Altså hvornår de skal møde op og hvornår den frivilliges opgave er afsluttet. Husk at indregne tid til at sætte frivillige ind i opgaven samt en opsamling til slut.

OBS: Når du først har angivet et tidspunkt, kan vagttidspunktet kun forlænges ved at tilmeldte frivillige, skal godkende at vagten ændres og forlænges. Hvis vagtens forkortes eller ændres med samme timeantal, modtager tilmeldte frivillige en mail, med information om at vagten er ændret, men her skal vagten ikke godkendes.

Antal personer angiver antallet af frivillige, der skal involveres på den konkrete vagt. Prøv at angive antal personer så realistisk som muligt. Er du i tvivl, så har vi et par tommelfingerregler:

• Rekruttér ikke for mange frivillige. Du skal regne med at, er du tjekket – så får du også tjekkede frivillige! Gå ud fra at frivillige møder op og er villige til at yde en god indsats, og det er fint, at de har nok at lave på vagten.

• Rekruttér ikke for få frivillige. Det giver frivillige en dårlig oplevelse og resultatet er heller ikke tilfredsstillende.

• Lav altid makkerpar. Fællesskabet blandt frivillige er meget vigtigt, så sørg for, at frivillige ikke står alene på en vagt.

Læs evt. mere om rekruttering her: Skab værdi med frivillige_Samlet_til web.pdf

Opgavebeskrivelse

Du finder oversigten over dine oprettede vagter under menupunktet ”Events”, tryk på dit oprettede event og derefter tryk på ”Vagter”. Her får du et godt overblik over dine oprettede vagter, du kan se tilmeldinger fordelt på dage og hold. Læs mere om hold her: (indsæt link) Herfra kan du også tilgå de enkelte vagtdatoer, se holdchat, ventelister mm.

Hvis du allerede har oprettet opgavebeskrivelsen, vælger du den blot på listen.

Vigtigt:

Formuleringen af gode opgavebeskrivelser er afgørende for at tiltrække frivillige, skabe gennemsigtighed, skabe gode oplevelser for frivillige og ikke mindst for at opnå en god oplevelse efterfølgende. Det er din opgave at gøre det nemt for frivillige at spejle sig i opgaven, så de kan beslutte om det er en opgave for dem og om de har de rette kompetencer.

Du kan læse mere om hvordan du laver en god opgavebeskrivelse her: Værktøjer til opstart af frivilligorganisation | VisitAarhus  

Overblik over oprettede vagter, tilmeldinger og vagtplan

Du finder oversigten over dine oprettede vagter under menupunktet ”Events”, tryk på dit oprettede event og derefter tryk på ”Vagter”. Her får du et godt overblik over dine oprettede vagter, du kan se tilmeldinger fordelt på dage og hold. Læs mere om hold her: ReHelper Aarhus. Herfra kan du også tilgå de enkelte vagtdatoer, se holdchat, ventelister mm.

Oppe i højre hjørne, kan du trykke på ”Se vagtplan” Her kan du downloade en Excel-fil med din vagtplan, samt få et overblik over besatte vagter, fremmøde og venteliste. I den downloadede version får du også oplyst telefonnummer på tilmeldte frivillige.

NB: Hvis en frivillig er tilmeldt på venteliste til en konkret vagt, og ikke har tilmeldt sig andre vagter, fremgår vedkommende ikke i overblikket. I stedet kræver det, at du tilgår de enkelte vagter og holder dig opdateret på en mulig venteliste.

Udgiv dit event og sæt registreringsvindue

Som det allersidste, skal du huske at udgive dit event, så det bliver synligt for frivillige på markedspladsen. Husk også er sætte registreringsvinduet, for tilmelding. Det gør du i bjælken i højre side af skærmen.

Udgivelse: Øverst i højre side under overskriften "Udgivelse" kan du udgive dit event. Først når du har sat den til ”Udgivet” bliver det synligt på markedspladsen. Du har også mulighed for at planlægge en dato for udgivelsen, så det ikke udgives med det samme. Samtidig har du mulighed for at ophæve udgivelsen, hvis du har brug for at ændre noget. Dermed skjules eventen på markedspladsen, mens du arbejder på rettelsen. Husk og udgiv den igen, når du er færdig med at rette.

Registreringsvindue: Overskriften "Registreringsvinduer" er vigtig at du forholder dig til. Her sætter du et dato-vindue for hvornår det er muligt for frivillige at til- og afmelde sig en vagt, med en knap inde på ReHelper siden. Tryk på knappen under vagter, så vinduet med dine vagtdatoer åbnes.

Vælg dato(erne), som du vil angive datoer for og forhold dig først til de to bokse med overskriften "Tilmelding". Her vælger du dato for hvornår tilmelding skal starte og hvornår tilmelding slutter. Altså hvornår frivillige ikke længere skal kunne tilmelde sig. Derefter forhold dig til boksen "Afmelding", her kan du sætte en dato for, hvornår frivillige ikke længere skal kunne afmelde sig inde i ReHelper, men hvor de i stedet skal kontakte dig/arrangøren, for at melde afbud. Det er muligt at sætte forskellige registreringstider for de forskellige vagtdatoer.

Læs også om…

• Hvordan vi kan hjælpe dig med at rekruttere frivillige via vores skønne koncept KulturTa’Selv KulturTa'Selv - ReHelper Aarhus

• Vores værdier Fællesskabsregler for frivillige Fælleskabsregler for frivillige - ReHelper Aarhus