Arrangør: Forventninger til dig som er arrangør
Du kan også læse om:
Sådan opretter du dig, ReHelper Aarhus
Arrangør: Hvad er på menuen? Overblik af ReHelper’s funktioner, ReHelper Aarhus
Arrangør: Opret et event – kom godt i gang, ReHelper Aarhus
Arrangør: Lige op til og under afviklingen af dit event, ReHelper Aarhus
Arrangør: Hold og grupper i ReHelper, ReHelper Aarhus
Forventninger til dig som er arrangør
Når du gerne vil involvere frivillige til dit arrangement, og når du som arrangør opretter et arrangement eller et event, hvor det er Frivilligorganisationen ReThinker der hjælper med at formidle opgaverne til de frivillige, så har vi nogle forventninger til dig!
Præcist som vi har forventninger til de frivillige, som tilmelder sig en opgave gennem Frivilligorganisationen ReThinkers platforme. Dem kan du læse her: ReHelper Aarhus
Du kan læse om vores forventninger til dig som arrangør herunder.
Det er vigtigt, at du ved, at det er dig, der er ansvarlig for og har kontakten til de frivillige, der tilmelder sig til opgaver og vagter til dit arrangement.
Du er som arrangør ansvarlig for, at den frivilliges opgave er lovlig, og at den udføres trygt og forsvarligt. Hvis du er i tvivl om dit ansvar overfor de frivillige, der udfører opgaver for dig, så tænk på, at du som udgangspunkt har samme forpligtelser overfor dem, som hvis de frivillige var ansatte som medarbejdere hos dig.
Samtidig indgår du gennem Frivilligorganisationen ReThinker i et større fællesskab med andre eventarrangører og alle de frivillige som tilmelder sig opgaver og vagter.
Vores opgave som Frivilligorganisationen ReThinker er at understøtte den bedst tænkelige kommunikation og samarbejde mellem frivillige og arrangører, så begge parter får den bedst mulige oplevelse – og forhåbentligt får lyst og mod på mere!
Vi håber du er indforstået med, at det derfor er nødvendigt med forventninger til dig som arrangør.
Fællesskabs-retningslinjer for arrangører som rekrutterer frivillige via Frivilligorganisationen ReThinker
Når du benytter Frivilligorganisationen ReThinker’s online platform ReHelper til at rekruttere og koordinere frivillige - så forventer vi, at du lever op til vores fællesskabs-retningslinjer for arrangører og frivilligkoordinatorer:
Fremmøderegistrering.
Det er vigtigt at du fremmøde-registrerer alle frivillige, der møder op til de frivilligvagter, som de er tilmeldt. Alle tilmeldte vagter fremgår af dit events vagtplan, og det er også her, du skal registrere fremmøde. Fremmøde-registrering skal ske senest 48 timer efter vagtens start. Fremmøde-registrering giver os mulighed for at følge op på eventuelle gentagende udeblivelser, og i yderste konsekvens at ekskludere frivillige.
Der er forskellige registreringsmuligheder og du kan læse mere om fremmøde-registrering her: ReHelper Aarhus
Ikke lønnet arbejdskraft.
Vi hjælper med at formidle frivilligopgaver til frivillige, der har tid, lyst og evner til at udføre dem. Der er altså ikke tale om lønnet arbejdskraft. Der er heller ikke tale om at du kan ”bestille” frivillige!
Kræver din opgave specifikke evner, som en helt almindelig frivillig ikke kan påtage sig - eller som er en opgave du ikke selv ville kunne løse, anbefaler vi at du hyrer betalt arbejdskraft.
Brug din sunde fornuft – kan du skrue en meningsfuld og god opgave sammen omkring dit arrangement, ja så er der en god chance for at frivillige vil melde sig!
Gennemsigtighed og tydelige beskrivelser.
Det er yderst vigtigt at du laver en god og tydelig beskrivelse af både dit event- og dine opgavebeskrivelser og at du kommunikerer løbende med de frivillige.
Informer om hvad du forventer af dem, og hvad de kan forvente af dig og arrangementet – og sæt meget gerne ord på, hvorledes det er at være frivillig til dit event.
Tænk også gerne over at alle opgavebeskrivelser er fyldestgørende, og at det er beskrevet tydeligt hvis der er nødvendige krav til kompetencer, sundhed, fysik, alder, mentalitet, sprog, samt information om opgavens udførelse, forplejning osv. En oplysning om at det at opgaven indebærer, at man skal stå op i x-antal timer, er med til at gøre det nemmere for frivillige at se sig selv i.
Meningsfulde opgaver.
Brug din sunde fornuft når du udbyder frivilligopgaver. Tænk gerne over om det er en opgave, som du selv ville tilmelde dig som frivillig! Hvis svaret er nej, er der en stor sandsynlighed for, at du heller ikke kan få andre til det. Og du kan derfor overveje om du skal hyre betalt arbejdskraft til denne opgave. Det kan f.eks. være rengøring af toiletter, eller at stå med et skilt osv.
Det skal være meningsfuldt for den frivillige, som løser opgaven. Vi anbefaler, at frivilligvagter er maksimalt 5 timer lange og bør inkludere en eller flere pauser. Vi med erfaring for at vagter af 3-4 timers varighed er den mest attraktive længde på en frivillig-vagt!Hvis opgaven er særligt krævende eller der er andre specielle omstændigheder, er det vigtigt at det tydeligt fremgå af opgavebeskrivelsen. Det kunne f.eks. være særligt lange vagter, vagter uden pauser, larmende omgivelser, udsathed for vejr og vind, tunge løft mv.
Det er arrangørens ansvar til enhver tid at kunne dokumentere, at den frivillige udfører opgaven forsvarligt, lovligt og trygt.
Kommunikation og information.
Husk at være tjekket i din kommunikation. Det er god stil, at sende en opstartsmail til alle frivillige som tilmelder sig en frivilligopgave, gerne holde dem velinformeret løbende, for at holde deres motivation høj.
En del af din forberedelse er også at tænke over at få lavet en god afslutning efter dit event er slut, det kunne være i form af en takkemail.
På den måde giver du dine frivillige de bedst mulige forudsætninger for at løse deres opgaver godt og du bidrager til en god frivilligoplevelse, således de frivillige får lyst til at melde sig igen en anden god gang.
Du anvender kommunikationskanalerne på ReHelper platformen, og husk løbende at holde dig opdateret på chats i ReHelper og indkommende mails. Du kan læse mere om chats og beskeder her: ReHelper Aarhus
Tolerance og inklusion.
Du udviser en tolerant og åben indstilling til forskellighed ift. køn, alder, handicap, seksuel orientering, kultur, sprog etc.
Alkohol.
Frivillige må som udgangspunkt ikke drikke alkohol i forbindelse med deres frivilligvagt.
Kun i tilfælde, hvor du tydeligt og eksplicit - f.eks. skriftligt - angiver, under hvilke forudsætninger, der må drikkes alkohol, er det tilladt.
Derudover må du ikke rekruttere frivillige under 18 år til opgaver, der involverer udskænkning af alkohol mv.
Anerkendelse, fleksibilitet og motivation.
Som arrangør forventer vi at du modtager frivillige med respekt, varme og taknemmelighed.
Du inkluderer dem i dit event og anerkender dem for deres indsats.
Du motiverer dem - og giver også gerne ekstra plads og ansvar til særligt engagerede frivillige, der udviser ekstraordinært initiativ, loyalitet, fleksibilitet og ansvarsbevidsthed.
Samarbejde og værtskab.
Du tager dig tid til at svare frivillige som henvender sig, både skriftligt og mundtligt. Du sørger for at der er en, evt. en frivilligholdleder, til at tage imod frivillige som møder ind på vagt og giver dem en grundig introduktion til deres frivilligopgave, herunder anvisninger om god opførsel, godt værtskab, sikkerhed og god tone til eventet. Du prioriterer frivilliges oplevelse af tilhørsforhold med dit event og fællesskab med jer og hinanden. Du fordeler opgaverne rimeligt og meningsfuldt.
Pauser og hvile.
Alle vagter på mere end et par timer bør inkludere pauser for frivillige. Du er ansvarlig for en klar forventningsafstemning med frivillige og en klar kommunikation til dem. Du udviser desuden imødekommenhed overfor frivillige, der har brug for pauser, at sidde ned (hvis muligt) eller for at “trække sig” en stund.
Under dit event, så hold øje med OM der er en opgave – du kan have under/overvurderet antal publikum og det kan smitte af på opgaven for de frivillige. Det kan være meget demotiverende for de frivillige at der ikke er en opgave, og omvendt hvis opgaven er for stor ift. de fremmødte frivillige! Hvis du tager hånd om det og italesætter problemstillingen overfor de frivillige kan du fastholde den gode motivation!
Forplejning.
Tænk gerne over at der skal være noget forplejning til frivillige. Hvis du har mulighed for det, så vær gerne generøs med vand, kaffe og te. Og hvis en vagt er på over to timer, så husk også at tilbyde noget mad. Husk at mange frivillige bruger tid på transport, så de tager hjemmefra i god tid inden vagten starter – og sultne frivillige er sjældent en god idé!
Beklædning.
Kommuniker meget gerne klart og tydeligt omkring beklædning – har du særlig beklædning til de frivillige, er det til låns/eje, er det inde/ude beklædning osv. Der er klare fordele ved at have genkendeligt og synlig påklædning til de frivillige. Omvendt er det en stor ressourcekrævende og tung udgiftspost som du bør overveje. Du er altid velkommen til at kontakte Frivilligorganisationen ReThinker omkring beklædning, da det måske kan give mening at de frivillige møder op i ReThinker jakke (orange) eller t-shirt (grøn).
Aflysning af en frivilligopgave.
Hvis du mod forventning, bliver nødt til at aflyse en frivilligopgave, er det dit ansvar at sikre, at alle tilmeldte frivillige, modtager aflysningen.
Vi anbefaler, at hvis det er med kort varsel, altså inden for 24 timer, så sker aflysningen pr. telefon for at undgå misforståelser og for at sikre at informationen når frem.
Send gerne en sms til de tilmeldte frivillige og be’ dem om at sende et ”ok” retur, så du ved at de har modtaget beskeden og begynd herefter, at ringe til de tilmeldte frivillige.
På den måde, vil der være nogle frivillige, som når at skrive ”ok” tilbage, som du ikke behøvet at ringe til - og du varsler de øvrige om at du ringer, da mange ikke besvarer telefonopkaldet, hvis de ikke kender det nummeret som ringer.
Det er yderst vigtigt at du følger op, så du er sikker på at alle får beskeden og ingen møder op forgæves.
Er der længere tid til, to-tre dage eller mere, så kan du sende en besked eller chat i ReHelper og be' dem om at bekræfte at de har modtaget informationen. Det er vigtigt at du følger op, så du sikker at alle får beskeden og inden møder op forgæves.
Læs mere om chat og beskeder her: ReHelper Aarhus
Forsikring.
Vær opmærksom på, at det er dig og/eller din organisation, der som projektejer, har ansvaret for projektet og involveringen af frivillige. Frivilligorganisationen ReThinker, hvor frivillige ReThinkers er forankret, er således alene formidler af din forespørgsel om udførelse af opgaver til frivillige ReThinkers i Frivilligorganisationens frivillige-netværk. Det er derfor også dit ansvar som projektejer at tegne eventuelle lovpligtige og nødvendige forsikringer, etablere nødvendige sikkerheds- foranstaltninger og instruktion af de frivillige i opgaverne, samt ikke mindst at sørge for klar kommunikation til de frivillige om disse forhold.
Hvis der er frivillige, som måtte have spørgsmål til os om ansvar, forsikring og det nærmere indhold af opgaverne mv., henviser vi derfor til dig og/eller din organisation.
Generelle rammer og regler for frivillighed i Danmark
Vi henviser i forbindelse med de lovgivningsmæssige rammer for frivillighed til Center for Socialt Frivilligt Arbejde, som på deres hjemmeside oplyser om en række relevante love og regler for frivilligt arbejde: https://frivillighed.dk/guides/love-og-regler-for-frivillige-i-kommuner-og-regioner.
Derudover følger en række af forskellige regler og retningslinjer for personer, der f.eks. er ledige eller udlændinge. Her er det naturligvis op til den frivillige at afklare sin situation med enten a-kasse eller kommune, imens vi henviser udlændige til at kontakte https://uim.dk/siri for mere information.
Øvrigt
Når du bruger vores online platform, så er det VisitAarhus Frivilligorganisation ReThinker, som er dataansvarlig og det er Xooom Aps, der er databehandler.