Du kan også læse om:

Forventninger til dig som er arrangør, ReHelper Aarhus
Sådan opretter du dig, ReHelper Aarhus
Arrangør: Hvad er på menuen? Overblik af ReHelper’s funktioner ReHelper Aarhus
Arrangør: Opret et event – kom godt i gang, ReHelper Aarhus
Arrangør: Hold og grupper i ReHelper, ReHelper Aarhus

Før afviklingen af event:

Menupunkt: Beskeder

Her har du mulighed for at kommunikere og sende en mail direkte til de frivillige, som et tilmeldt en vagt, venteliste, gruppe, hold eller udvalgte frivillige, som du ønsker at kommunikere med.

Læs mere om hold og grupper her: ReHelper Aarhus

OBS! Vær opmærksom på at mailen ikke kan besvares, så husk at skrive, en kontaktperson og relevante kontaktinformationer.

Under afvikling:

Registrering af frivilliges fremmøde

Du skal huske at registrere fremmøde for alle frivillige efter de er mødt på deres vagter. Dette skal gøres senest 48 timer efter frivilligvagtens start.

Vi har gode erfaringer med at frivillige møder op til deres tilmeldte vagter. Vores erfaring er: Er vi tjekket med den nødvendige kommunikation (ikke for meget, men heller ikke for lidt - brug din sunde fornuft!) og udsender vi reminder til frivillige, så får vi også tjekkede frivillige!

Du kan læse hvad vi forventer af frivillige her: ReHelper Aarhus

Derfor er det også afgørende, at alle arrangører registrerer frivilliges fremmøde. Det giver os i Frivilligorganisationen ReThinker mulighed for at følge op på eventuelle gentagende udeblivelser, og i yderste konsekvens at ekskludere frivillige. Samtidig fremgår det af frivilliges profil i ReHelper, hvis registreringen ikke er sket, så de vil helt sikkert og reagere på det.

Muligheder for fremmøde

Du kan enten registrere frivillige som 1) Fremmødt, 2) Udeblevet eller med 3) Godkendt fravær.

Vedr. 1) Fremmødt
Hvis du registrerer frivillige som fremmødt, så kan du desuden redigere det tidsrum, den frivillige er fremmødt i. Det kan være kortere eller længere tid, end den oprindelige vagt.

Hvornår er en frivillig udeblevet?

Hvis en frivillig ikke melder afbud og ikke møder op til sin vagt eller hvis en frivillig forlader vagten uden aftale eller rimelig årsag, så er vedkommende udeblevet.

Hvis en frivillig melder afbud inden vagtens start - f.eks. ved pludseligt opstået sygdom, skader o.l. - så registreres den frivillige med godkendt fravær og altså ikke udeblevet.

Frivilligorganisationen ReThinkers tjekker løbende op på, om der er frivillige, som gentagende gange udebliver fra sin vagt. Hvis du er i tvivl om, hvordan en frivillig skal fremmøderegistreres, så kontakt os på [email protected]

Sådan registrerer du fremmøde:

Når først den frivillige er mødt op, er der to måder at registrere fremmøde på.

Den første mulighed er inde i Arrangør-backend af ReHelper. Du trykker på “Vagter” via eventet, og klikker dig ind på det enkelte hold/opgave. Herfra kan du enten:

1. Registrere hver enkelt frivillig separat, ved at trykke dig ind på opgaven, så vinduet i højre side kommer frem, hvor du kan se navne på frivillige som er tilmeldt. Her vælger du de tre prikker ud for hvert navn og vælger fremmødt, udeblevet eller godkendt fravær.

2. Du kan med et enkelt klik registrere alle som fremmødte på samme tid, ved at trykke dig ind på dato og derefter trykke på de tre prikker ud for hver opgave og vælge ”Registrer alle som fremmødt”

Den anden mulighed er hvis du har tilknyttet en holdleder, som via portalen kan registrere frivillige fremmødet for frivillige på deres hold. Dette foregår inde på holdlederens egen vagt i "Min side".

VIGTIGT
Det er vigtigt, at du IKKE sletter frivillige fra vagten, hvis de udebliver. Når de frivillige er fjernet fra en vagt, så har vi ikke mulighed for at se eller følge op på udeblivelser.

Læs også om…

• Hvordan vi kan hjælpe dig med at rekruttere frivillige til dit arrangement via vores KulturTa’Selv - læs om konceptet her: KulturTa'Selv - ReHelper Aarhus

• Vores værdier Fællesskabsregler for frivillige Fælleskabsregler for frivillige - ReHelper Aarhus