Arrangør: Hold og grupper i ReHelper
Du kan også læse om:
Forventninger til dig som er arrangør, ReHelper Aarhus
Sådan opretter du dig, ReHelper Aarhus
Arrangør: Hvad er på menuen? Overblik af ReHelper’s funktioner, ReHelper Aarhus
Arrangør: Opret et event – kom godt i gang, ReHelper Aarhus
Arrangør: Lige op til og under afviklingen af dit event, ReHelper Aarhus
Denne artikel indeholder informationer om ReHelper og hvordan du bruger funktionerne:
Hold, holdledere og holdchats
Grupper og gruppechats
Hold, holdledere og holdchat
Hold og holdleder:
At opdele opgaver på flere forskellige hold giver mening til større arrangementer, hvor der er brug for mere specialiseret dialog mellem afgrænsede grupper af frivillige og/eller hvor der er brug for at tilknytte flere (frivillige) holdledere.
Et hold er en samling af vagter på en specifik vagtdato, som kan gå på tværs af opgaver og tidspunkter.
Du opnår følgende fordele ved at oprette flere hold:
Du kan kommunikere med et hold af frivillige på tværs af opgaver på en specifik event-dato via en holdchat.
Du kan tilknytte en (frivillig) holdleder, som er ansvarlig for en gruppe af frivillige på tværs af opgaver.
Holdlederen, kan kommunikere med alle på holdet på én gang via en holdchat.
Holdlederen kan markere frivillige som fremmødte til deres vagt. Læs mere om fremmøde-registrering her: ReHelper Aarhus
Frivillige kan se navnene på dem de er på hold med, og dette er med til at understøtte fællesskabet blandt de frivillige.
Når du opretter en vagt, kan du også vælge at oprette et hold.
Holdet og vagterne oprettes på de valgte datoer. På den måde kan du oprette hold og vagter på samme tid.
Læs også hvordan du opretter vagter her: ReHelper Aarhus
Hold kan desuden have en holdleder, som har adgang til udvidede informationer om de frivillige, som er tilmeldt det specifikke hold.
Hvad er en holdchat?
En holdchat er en kommunikationsvej, hvor du som arrangør kan kommunikere med frivillige, som er tilknyttet de konkrete hold.
Det er en to-vejs-kommunikation, så frivillige har også mulighed for at skrive til dig, holdlederen eller med hinanden.
Holdchat-beskeder kan kun ses inde i systemet, så du og de frivillige skal aktivt ind og åbne ReHelper, for at se om der er kommet nye beskeder. Derfor er det vigtigt at du, som arrangør, holder øje med dit overblik, for at se om der er nye henvendelser, du skal svare på.
Læs mere om hvordan du finder holdchatten her: ReHelper Aarhus
Vi anbefaler at holdchatten bruges til korte beskeder, som skal kommunikeres ud. Hvis det er mere uddybende beskeder, anbefaler vi at du bruger funktionen ”Beskeder”, som sendes som mail, direkte til de frivilliges mailboks. Læs mere her: ReHelper Aarhus
Fordele ved holdchat:
Bruges til korte beskeder
Du kan sende en samlet fælles besked på tværs af opgaver
Holdlederen, kan kommunikere med alle på holdet på én gang via en holdchat.
Frivillige på forskellige opgaver, kan kommunikere sammen og f.eks. aftale samkørsel
Grupper
Du kan som arrangør oprette grupper. En gruppe er tilknyttet en arrangør, og ikke et specifikt event! En gruppe kan således gå på tværs af events, år og datoer og du kan ”genbruge” en gruppe.
Med en gruppe har du mulighed for at samle en større og bredere gruppe af frivillige, som du gerne vil kommunikere med og som skal have samme information.
En frivillig bliver medlem af en gruppe ved at ansøge om medlemskab, som skal godkendes af dig som arrangør, så husk at beskrive din gruppe godt, så det er nemt for frivillige at vide, hvad gruppen handler om og hvad den bruges til.
Fordele ved at bruge grupper:
Du kan udbyde vagter eksklusivt til gruppen, så det kun er gruppens godkendte medlemmer, som kan tage vagterne. F.eks. hvis opgaven kræver særlige erfaringer eller kompetencer.
Du kan kommunikere samlet med en gruppe og gruppen kan kommunikere med hinanden via gruppechatten eller beskeder.
En gruppe går på tværs af dine events og du kan derfor ”genbruge” en gruppe til dine andre events eller hvis du har et årligt tilbagevende event.
Du har mulighed for at give et tilmeldingsforspring til frivillige i en bestemt gruppe.
Det er nemt at fjerne vagten fra gruppen og tilbyde den bredt til alle frivillige på markedspladsen, hvis der er behov for det.
Eksempler på hvornår det er godt at bruge grupper:
”Jeg er interesseret i at være med som frivillig til….” -Hvis du gerne vil i gang med en bred rekruttering af frivillige til dit arrangement, i god tid, inden du har helt konkrete opgaver og specifikke vagter på plads. Så kan du samle en stor gruppe af frivillige, som du kan kommunikere med.
”Frivillige Holdledere” som kan agere din "forlængede arm" og som er bindeled mellem dig og en flok af ”menige” frivillige. Når du samler de frivillige holdledere i en gruppe, har du mulighed for at udbyde vagter, som kun medlemmer af denne gruppe kan tilmelde sig.
”Jeg har hygiejne-bevis” - du kan samle en gruppe med en specifik kompetence, og udbyde vagter specifikt til dem. Husk at det er op til dig som arrangør at tjekke op på om frivillige har de kompetencer du efterspørger. Hvis det er en gruppe du genbruger år efter år, skal der tjekkes hver gang, så du er sikker på kompetencen, ikke er udløbet.
Hvordan tilføjer jeg en vagt eksklusivt til en gruppe?
Opret vagten som almindeligt, læs mere her: ReHelper Aarhus
Når en vagt er oprettet, så kan du som arrangør udbyde den eksklusivt for en af dine grupper. Det gør du ved at trykke ind på gruppen og derefter vælge “Tilføj vagt” ved overskriften ”Eksklusive vagter”.
Derefter kan du søge, eller vælge ud fra listen af opgaver og trykke på ”Tilføj eksklusivitet” på de vagter du ønsker tildelt den specifikke gruppe.
Hvis du ikke længere ønsker at vagten skal være eksklusiv til gruppen. Trykker du blot på ”Fjern eksklusivitet” på vagten på gruppesiden, så forsvinder den fra gruppens opgaver, og udbydes igen på hovedportalen/markedspladsen.
Gruppechat
Vær opmærksom på, at når du har oprettet en gruppe, kan frivillige begynde at kommunikere med dig via gruppechatten.
Gruppechatten er en kommunikationsvej, hvor du som arrangør kan kommunikere med frivillige, som er tilknyttet den specifikke gruppe.
Det er en to-vejs-kommunikation, så frivillige har også mulighed for at skrive til dig eller andre medlemmer af gruppen.
Gruppechats kan kun læses inde i systemet, så du og frivillige skal aktivt ind og åbne ReHelper, for at læse nye beskeder. Du og frivillige modtager dog en mail, når der er nye henvendelser i gruppen, så du ved at du skal inde og læse og svare på dem.
Læs også om…
Hvordan vi kan hjælpe dig med at rekruttere frivillige til dit arrangement via vores KulturTa’Selv - læs om konceptet her: KulturTa'Selv - ReHelper Aarhus
Vores værdier Fællesskabsregler for frivillige Fælleskabsregler for frivillige - ReHelper Aarhus